Почему для любой компании важен «бережливый офис. Принципы внедрения бережливого производства в компании Бережливый офис для малого предприятия

Цель бережливого производства — избавиться от всех потерь и не создающих ценность операций в производственном процессе. Работа по устранению потерь должна продолжаться каждый день, каждый час, каждую минуту. Новый подход подразумевает не сокращение людей, а разумное использование их труда. Поэтому руководству компании, возможно, потребуется пересмотреть содержание работы или должностные обязанности персонала так, чтобы они отвечали принципам эффективного (бережливого) производства. Это позволит компании сохранить глобальную конкурентоспособность, расширить квалификацию рабочих и создать безопасные условия для труда.

Основные инструменты бережливого производства используются для того, чтобы:

• быстро и эффективно выявлять и устранять потери;
• усилить обмен информацией на всех уровнях организации;
• уменьшить затраты, повысить качество и безопасность при производстве товаров или оказании услуг;
• стимулировать совершенствование производства и дать работникам возможность реализовывать улучшения самостоятельно.

Обратите внимание на следующие важные моменты, показанные на иллюстрации.

• Система конвейерной сборки автомобилей , в сочетании с особенностями японского рынка, экономические факторы и ситуация, сложившаяся в автомобильной промышленности в 30-е годы, — все это привело к тому, что Toyota пришлось разрабатывать новые способы реализации идей Форда на практике (появился принцип ). Toyota не могла выпускать автомобили в таких масштабах, чтобы конкурировать с производителями из Соединенных Штатов, поэтому компании требовалось существенно повысить эффективность производства сохраняя малые объемы выпуска (Япония — маленькая страна, нуждающаяся в разнообразной продукции).
• Тайити Оно путешествовал по Америке в 1950-х гг. и посетил несколько американских автомобильных заводов. Но больше всего его поразили американские продовольственные магазины с их системой пополнения запасов. Изучив принципы работы супермаркета (в котором покупатели рассчитывают получить то, что им требуется, тогда, когда им это требуется), Оно вернулся в Японию, где создал вытягивающую систему супермаркета, которая дополнила принцип «точно вовремя».
• После многолетней доработки и улучшений эти идеи пришли в США и Европу в виде инструментов бережливого производства — кайдзен и карты потока создания ценности. Следующим логическим шагом стала разработка общих принципов управления потоком создания ценности (Value Stream Management for the Lean Office, Productivity Press, 2003).

Из представленного здесь краткого описания концепции бережливого производства следует запомнить одну важную мысль: сегодня новый подход завоевывает все больше стран и успешно реализуется на практике во всем мире. Он отлично зарекомендовал себя во всех отраслях экономики при администрировании процессов любого рода.

Руководство и сотрудники Toyota Motor Corporation придерживаются принципов бережливого производства уже более 60 лет — но по-прежнему считают, что они лишь в начале пути!

ПОЧЕМУ БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО?

В основе концепции бережливого производства лежит стремление быстро и эффективно удовлетворить требования потребителей. Организация, построенная по традиционной модели, привыкла постоянно повышать цены, но в 1990-х гг. потребители стали требовать их снижения. По мере того как росли цены на сырье и материалы, а также затраты на медицинское обслуживание и оплату труда, единственным способом удовлетворить требования потребителей и сохранить бизнес стало снижение внутренних расходов. Чтобы удовлетворить требования потребителей, компаниям пришлось внедрять методы бережливого производства, адаптируя их под себя. «Новый» потребитель был не готов платить за потери в производственных процессах и очень хорошо представлял, какой должна быть стоимость продукта. Таким образом, чтобы сохранить существующий бизнес и быть максимально готовыми к новым возможностям, компаниям пришлось сконцентрироваться на внутренних издержках.

На следующей иллюстрации показаны модели традиционного и бережливого производства:

ЗАЧЕМ В ОФИСЕ БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО?

Руководители компаний осознали, что сокращать затраты следует во всех аспектах бизнеса. Впервые новые принципы были использованы в производстве, но более шестидесяти процентов затрат приходится на административные процессы. Теперь принципы бережливого производства с большим успехом применяются в отделах по работе с клиентами, в бухгалтерии, финансовых и ИТ-отделах компаний в самых разных отраслях. Принципы бережливого производства можно использовать не только в производстве.

По сути, нет большой разницы между производственными процессами и процессами, которые выполняются вне производственного цеха:

• получением заказа от клиента;
• выставлением счета;
• выполнением чертежей;
• приемом на лечение или выпиской из больницы пациента;
• заполнением бланка на получение медицинской страховки;
• подачей заявления о выплате страхового возмещения;
• составлением оферты;
• приемом заказа через Интернет;
• подачей заявки на ипотечный кредит;
• открытием текущего счета в местном банке;
• открытием сберегательного счета;
• приемом на работу нового сотрудника.

Все эти операции предусматривают взаимодействие, в ходе которого организация производит товар или оказывает услугу с целью удовлетворить клиента и получить прибыль. Вместе с глобализацией экономики на местный рынок приходят зарубежные компании, предлагая похожие товары и услуги. Поэтому крайне важно, чтобы затраты компании оставались на одном уровне или даже уменьшались при неизменном уровне обслуживания. Этого можно добиться, применяя в офисе принципы бережливого производства.

Независимо от сферы деятельности в организации существуют задачи и процессы, которые можно и нужно стандартизировать, упростить и сделать как можно более эффективными. Концепция бережливого офиса предлагает отличные инструменты для устранения вариаций, которые приводят к потерям. К примеру:

• Процедуру приема заказа от клиента, которая занимает 4 минуты, можно изменить так, чтобы на нее уходило 60 секунд.
• Процедуру выставления счета, для которой требуется два человека (и несколько дней), можно изменить так, чтобы счет составлялся одним человеком в течение часа. В результате второй человек сможет выполнить какую-либо другую работу в отделе, который испытывает недостаток персонала.
• Процедуру утверждения чертежа и его передачи на следующий этап производства, на которую обычно уходит две недели, можно ускорить до одного дня.
• На оформление необходимых документов до или после хирургической операции можно тратить не час, а тридцать минут.
• Процедуру рассмотрения требования страхового возмещения можно изменить так, чтобы на нее вместо двух-трех дней уходило меньше восьми часов.
• Порядок рассмотрения заявки на ипотечный кредит можно изменить так, чтобы решение принималось не за пять дней, а менее чем за восемь часов.

Самое важное, что нужно запомнить о , — то, что данная управленческая технология доказала свою эффективность во всех сферах бизнеса. Инструменты и приемы, описанные в этой книге, стали результатом наших многолетних исследований и практической работы. И теперь вы тоже можете воспользоваться ими, чтобы сделать работу своей организации более эффективной и добиться впечатляющих результатов.

РЕЗЮМЕ

Цель первой главы — помочь читателю получить общее представление о концепции бережливого производства. Когда все сотрудники вашей организации поймут базовые принципы нового подхода к работе, вам будет легче внедрить инструменты бережливого производства на практике.

• Объясните своим работникам простую идею устранения потерь.
• Продолжайте читать о бережливом производстве в разных источниках. Чем больше вы узнаете об этой концепции, тем легче вам будет адаптировать ее к потребностям своей организации.
• Поддерживайте в своей организации открытый диалог о бережливом производстве и его цели.
• Бережливое производство дополняет другие управленческие технологии, такие как всеобщее управление качеством, и т. д.
• Концепция бережливого производства объединила в себе принципы работы предприятий из самых разных стран.
• Бережливому производству необходимо учиться.
• Возможно, этот подход для вас новый, поэтому, пытаясь его освоить, не торопитесь.
• Создайте условия, стимулирующие изучение этой концепции.

Применение инструментов бережливого производства в офисе происходит по тому же алгоритму, что и на производственных предприятиях. Однако здесь есть своя специфика, начиная от внедрения lean до последующего его применения в вашей компании. В этом номере мы постараемся заложить лишь небольшой камень фундамента для реализации идей бережливого офиса.

Шаги на пути к бережливому офису

Первый и, наверное, самый важный шаг внедрения бережливого офиса - это вовлечение в процесс всех сотрудников компании. Рассмотрим два вида ошибок, которые допускают компании на данном этапе. В первом случае lean production насаждается топ-менеджментом сверху, можно сказать, принудительно. Во втором - инициатива исходит от сотрудников, но при этом руководство лишь формально или вообще не заинтересованно в предложенных коллективом изменениях. В итоге, при различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые благие преобразования обречены на провал. Поэтому оптимальный вариант внедрения бережливого офиса для компании - это совместное с сотрудниками обсуждение проблем компании и выставление приоритетных целей для улучшения работы.

Второй шаг заключается непосредственно в применении инструментов Lean. Заключительный этап внедрения бережливого офиса - процесс непрерывного совершенствования. По мере того как будет меняться поведение ваших сотрудников, вам потребуется ввести систему поощрений, чтобы как-то отметить происходящие изменения. Люди, легко адаптирующиеся к переменам, быстро примут новую систему. Они сразу же увидят ее преимущества. Те, кто адаптируется к переменам медленно, возможно, будут сопротивляться и держаться за старые принципы. Будьте терпеливы: рано или поздно новая концепция скажет все сама за себя, и сотрудники почувствуют на себе ее преимущества. К бережливому офису нельзя перейти одним махом. Необходимо каждый день делать множество небольших, постепенных шагов.

Инструменты бережливого офиса

Остановимся боле подробно на предлагаемом инструментарии бережливого офиса. Традиционно все инструменты можно поделить на инструменты анализа потерь и их устранения. Как уже было отмечено выше, бережливый офис - это средство борьбы с потерями, поэтому вопрос классификации и выявления потерь является ключевым. Так, аналогично потерям при производстве продукции в сфере услуг можно выделить те же семь видов потерь: брак, запасы, излишняя обработка, перемещение, движение, ожидание перепроизводство (лишняя работа). В дополнение к существующим видам в бережливом офисе добавляют новые потери, связанные с нерациональным использованием рабочей силы. В качестве примеров можно привести следующие: нарушение сроков выполнения проектов, неравномерное распределение рабочей нагрузки из-за недостаточно широкой квалификации персонала, частые прогулы и текучесть кадров, неадекватная система управления результативностью, недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу.

На представленной диаграмме (рис.1) вы можете увидеть, сколько времени уходит на потери и создание ценности для компании, клиента.

Рис. 1. Структура времени

Как мы видим, большая часть рабочего времени уходит на потери, и лишь 1/8 - на создание ценности и, соответственно, на получение прибыли. Перейдем теперь к инструментам по борьбе с потерями в офисе.

5S

Самый распространенный инструмент - система 5S - система рационализации рабочего места. Пошаговое ее выполнение звучит так: сортируй, соблюдай порядок, содержи в порядок, стандартизируй и сохраняй достигнутое.

Расчет времени такта

Расчет времени такта . Время такта показывает, насколько быстро должны идти процессы или работать сотрудники для удовлетворения потребностей клиента. Соответственно, работа офиса должна соотноситься с темпом работы ваших потребителей. Данный показатель рассчитывается индивидуально по специальной формуле. Это влияет на рабочие процессы, происходящие в течение дня. Например, при расчете по формуле подача коммерческого предложения должна занимать всего три минуты, составление счета - две минуты и т.д.

Питч

Питч - оптимальное количество времени для продвижения определенного количества работы через поток создания ценности. Расчет питча заключается в определении времени такта и оптимального объема работ для передвижения потоку. Если время такта равно 8 минутам и оптимальный объем работ 30 листов, то питч будет равен 240 минут.

Стандартизация рабочего места

Стандартизация рабочего места - важным условием свободного протекания потока внутри организации является максимальное удобство каждого работника. Аналогично производству бережливый офис предлагает ряд простых правил размещения рабочих мест, предметов на столе, шкафов с документами.

Выравнивание рабочей нагрузки

Выравнивание рабочей нагрузки . Важнейшим фактором потери качества является неравномерная загруженность как работника во время рабочего дня, так и разных работников в организации. Эта проблема особенно актуальна в России. И суть данного инструмента заключается в определении загрузки каждого работника в течение рабочего дня и равномерного перераспределения между всеми сотрудниками.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности - условное представление всех операций в потоке создания ценности. Данные инструмент используется для анализа и выявления потерь и при планировании изменений. Кроме того, это мощный инструмент обучения новых сотрудников и нейтрализации конфликтов. Карта позволяет расширить знания сотрудников о процессах, протекающих в организации и превратить узкоспециализированного работника в работника способного выполнять все виды работ в офисе, что является непременным условием выравнивания нагрузки и тем самым повышения качества работы всей организации.

Короткие организационные совещания

Короткие организационные совещания позволяют равномерно распределить рабочую нагрузку на день и поставить общие задачи. Часто такие совещания еще называют планерками. При этом для эффективности таких совещаний необходимо соблюдать ряд правил, важнейшими из которых являются: время проведения не более 10 минут, концентрации на делах предстоящих сегодня и посещения планерок всеми сотрудниками. Кроме практического значения по постановке задач носит и поддерживающее мотивирующее значение, связанное с признанием достижений и результатов работы каждого. Обсуждение может касаться менеджмента управления проектами или другие темы.

Система документооборота

Система документооборота - в силу специфики работы в офисе важным является определить виды и формы используемых документов, а также сформировать пути прохождения документов по организации и проинформировать об этих путях каждого сотрудника. Это позволит избежать потерь связанных с поиском пропавших документов и повышает производительность работы всей организации.

Канбан

Канбан - система информирования подразделений организации о потребностях в ресурсах. Система состоит из карточек, в которых указана потребность в ресурсах (документах, канцелярских принадлежности) и организованной системы кругооборота таких карточек в организации. Применение таких карточек позволяет упростить коммуникацию, нехватку ресурсов и излишние запасы в организации.

Описанные инструменты позволяют бороться с потерями. В частности в таблице ниже закрашенные темным цветом ячейки обозначают инструменты, которые устраняют те или иные потери. То есть потери в ожидании решаются с помощью питча, системы 5S и карты потока создания ценности.

Рис. 2. Матрица «потери-инструменты» бережливого офиса

В качестве заключения необходимо отметить, что инструментарий бережливого офиса будет полезен любой организации. Результаты применения Lean в офисе таковы. Уменьшаются затраты на бумажные процессы, падает объём работы, снижается число ошибок и уменьшается объём рабочей площади.

Любой компании очень просто увидеть, как организован материальный поток: производство или торговля. Поток движения информации, документов в офисе гораздо менее очевиден. Но обратить внимание на него, найти и устранить потери так же важно, как устранить потери на производстве. Почему – рассказывает консультант по бережливому производству Сергей Гусаковский.

На сегодня, как правило, работа офиса вызывает у большинства сотрудников неоднозначное отношение. Это и понятно: заявки приходят от клиентов в самое разное время, планирование работ требует согласования между отделами, планы по продажам, на которых основывается работа снабжения, не выполняются, записи в базу CRM вносятся с опозданием, накладные в бухгалтерию поступают к подготовке месячного отчета и т.д. Смотришь на все эти проблемы и, на первый взгляд, кто виноват - не понятно, как решить - не ясно.

Но, очевидно, что от скорости принятия решений, количества времени на составление документов, на подписание (ожидание) напрямую зависит скорость развития бизнеса.

При составлении карт создания ценности во многих предприятиях оказывается, что время, необходимое на производство (создание) продукта составляет часто менее 1/3 от общего цикла выполнения заказа для клиента. Оставшееся время уходит на ожидание прохождения информации внутри предприятия.

Вот простой пример, который показывает, как важно хорошо организовать работу с информацией.

Если представить, что работник тратит в день 10 минут на поиск информации, то из расчета 8 рабочих часов (480 минут минус обеды 60 минут и перерывы 20 минут, остается 400 минут) потери составляют 2,5% рабочего времени.

Теперь давайте подсчитаем, сколько это стоит в деньгах для компании. Для этого перемножим количество офисных сотрудников на количество рабочих дней и на среднюю заработную плату (принимаем за среднюю зарплату в день 300 000 рублей). В результате, мы узнаем, во сколько нам ежегодно обходится поиск информации.

Стоимость поиска информации на одного сотрудника в день:

300 000 x 2,5% = 7 500 руб.

Стоимость затрат на поиск информации на весь в офис. Допустим, офис из 50 человек:

7 500 x 50 = 375 000 руб.

А в год? Предположим, в году 240 рабочих дней:

375 000 x 240 = 90 000 000 руб.

Получается, что при 50 офисных работниках компания в год тратит на поиск необходимой информации 90 млн рублей! И это только один вид потерь, а их много больше.

Потерями в документообороте необходимо управлять, сокращать их, а не ссылаться на них как на ограничения системы.

Многие компании создают у себя стандарты качества ИСО и на этом успокаиваются: есть стандарт, значит проблем нет. Но это не так.

Представим ситуацию, в которой люди приходят на работу в компанию, где существует система стандартизированных бизнес-процессов, и даже была проведена сертификация по стандартам качества ИСО. Стандарт есть - душа директора спокойна! Однако все не так чудесно - останавливаться нельзя. ИСО 9004 говорит о необходимости изменений и усовершенствований, а на сегодня на предприятиях этого часто не происходит.

Процесс должен оптимизироваться - в нем должны устраняться потери. Таким образом, создается система жизнедеятельности: кровь (документы) в офисе постоянно двигаются, а не стоят или перемещаются рывками.

Здоровым ли будет организм, если кровь перемещается рывками?

Вот типичные узкие места , которые при помощи технологии бережливого производства можно выявить в офисах.

• Высокая загруженность
• Срок согласования
• Срок составления документа
• Срок подписания документа
• Срок прохождения документа
• Срок доведения до исполнителя
• Необходимость дополнения-доработки документа
• Потеря актуальности решения
• Малое взаимодействие между подразделениями
• Лишняя отчетность
• Лишние запросы
• Слабая компьютеризация офиса
• Ограничения в доступности оргтехники
• Отсутствие обратной связи
• Дублирование информации (низкая ответственность)
• Сложноорганизованные архивы (порядок хранения информации)
• Система подписания документа
• Отсутствие системы делегирования

Список узких мест можно дополнять, но самое главное необходимо начинать работу по их расшивке - т.е. по сокращению времени необходимого в офисе компании для прохождения каждого документа от момента его возникновения до исполнения.

Первым шагом будет сбор статистики и анализ, сколько времени «съедает» каждое из узких мест.

Для примера приведу данные по анализу потерь работниками крупного производственного предприятия (2500 сотрудников), которые проанализировали работу в своем отделе и в целом по заводоуправлению.

Потери, которые существуют и влияют на офисные процессы, ранжировались по 10 балльной системе:

Отдел, в котором работает опрашиваемый (цветом выделены наиболее существенные значения):

В целом по заводу:

Из данных, полученных в результате анализа, мы видим, что и в работе отдела, и в целом на предприятии наибольшими определены потери в «ожидании».

Необходимо изменить процесс движения документов, определить жесткие сроки нахождения документов в каждом отделе. Одно из решений - автоматизация документооборота, но такой подход иногда может научить скрывать потери.

Часто автоматизация не повышает эффективность, а лишь автоматизирует тот «беспорядок», который в компании существует. Поэтому первым шагом необходимо оптимизировать движение информации и только после этого ее автоматизировать.

Также из анализа видно, что в компании имеется большой разрыв в значении потерь в транспортировке - это означает, что отсутствуют правила в передвижении документов внутри предприятия. Сокращение вариантов движения документов поможет решить и наибольшую проблему - ожидание.

Как оптимизировать офисный процесс?

Сотрудники должны сами принимать для себя решение, какой метод или инструмент использовать. Вот некоторые инструменты:

1. Исключение лишних звеньев

2. Преобразование согласования документов из последовательного в параллельный процесс

3. Создание информационных карт движения информации

4. Создание механизма (инструментов) определения местонахождения документа

5. Создание базы «рыба документов» - шаблонов

6. Создание и запуск электронной базы документооборота

7. Постоянное сокращение «запасов» документов на рабочих столах

8. Минимизация документации

9. Изменение оргструктуры в плоскую структуру с делегированием полномочий

10. Введение культуры делопроизводства как исполнительской дисциплины

11. Внедрение инноваций.

Список инструментов можно дополнять. Но подчеркну главное - эффективная работа офиса, это то, чем нужно серьезно заниматься.

Если вы не предпримите активных шагов, то существующие офисные процессы, управление персоналом, документооборот могут тормозить и останавливать развитие компании даже больше, чем ограничения рынка или конкуренты.

В завершении - схема бережливого производства, которая актуальна и для построения бережливого офиса.

Сергей Гусаковский

Консультационный партнер компании «Ключевые решения», консультант по бережливому производству и управлению финансами.

Интерим-менеджер по управлению компаниями.

Консультант по управлению и организационному развитию.

Руководитель проектов внедрения ЛИН подхода (бережливого производства) в бизнесе.

Григорий Панов окончил Московский институт радиотехники, электроники и автоматики. В 1995 году основал компанию GrandGift. Обучался на восьми различных курсах по бережливому производству, которое стал внедрять в своей компании с 2006 года.

Бережливые правила, повышающие скорость работы

Перечислю несколько бережливых правил, которым мы следуем в компании. Все они были предложены как ответ на возникавшие в прошлом проблемы. Благодаря внедрению свежих идей мы смогли сократить время обработки заказов, поиска информации, уменьшить объем запасов.

1. План комнаты. На стене рядом с дверью в каждый кабинет размещен его план: расположение столов с указанием их номеров, а также имен, должностей и фото сотрудников, которые за ними сидят. Каждый, кто приходит в отдел, может легко найти нужного коллегу.

2. Внутренняя почта. Во всех кабинетах есть специальные стойки с карманами для бумаг. Каждый из них подписан, на некоторых есть фотографии сотрудников, которым адресованы бумаги. Это помогает ускорить внутренний документооборот. Предположим, работник должен завизировать у меня бумаги, но я занят. Тогда он оставляет документы на стенде в своем кабинете. Я много раз в день обхожу офис и, если вижу адресованные мне бумаги, сразу их подписываю и оставляю на том же стенде, но вверх ногами (сигнал, что документ подписан).

3. Расписание загрузки учебного класса. У нас есть кабинет, где проходят курсы по упаковке подарков – мы обучаем этому мастерству весь персонал, включая уборщиц и водителей, а также клиентов. В свободное время используем класс как переговорную. Раньше сотрудники должны были уточнять в отделе обучения, когда комната свободна. Сейчас мы вывесили в коридоре лист с графиком занятий на два-три месяца вперед. Теперь любой желающий может забронировать время, просто вписав в свободную клетку свою фамилию. Конечно, можно было бы вести график на корпоративном портале, но это сложнее: нужно зайти на сайт и пр. По коридору же мы все ходим несколько раз в день.

4. Шкафы с открытыми полками. В закрытых шкафах обычно все навалено, и никто точно не знает, что там лежит. Хлам может годами занимать ценное место. Поэтому мы избавились от всех закрытых шкафов, заменив их открытыми полками. Это дисциплинирует персонал.

5. Визуальная навигация на полках. Папки на полках стоят только вертикально – так их легко доставать. Чтобы папки всегда клали на свое место, мы сделали маркировку: по корешкам папок по диагонали идет наклонная линия определенного цвета. Если папка стоит не на своем месте, это сразу бросается в глаза.

6. Прописка каждого предмета. На каждом предмете в офисе указан его адрес: номер кабинета, номер стола или полки, номер ячейки (см. рис. 2). Например, бирки на проводах упрощают процесс переезда сотрудников из кабинета в кабинет: нам не приходится разбираться, куда ведет каждый провод из огромных мотков под столами, это можно прочитать на бирке. Кроме того, красным цветом помечены электрические провода, а зеленым – провода, которые соединяют технику между собой.

7. Сигнальные карточки для расходных материалов. Мы делаем сигнальные карточки для всех офисных материалов (бумаги для принтера, картриджей, туалетной бумаги, картона, чистящих средств и пр.), чтобы вовремя заметить, что они заканчиваются. На дно емкости для материала кладем яркую карточку с наименованием расходника. Когда человек берет последний картридж или последнюю пачку бумаги для принтера, эта карточка открывается. Сотрудники отдела поставок ежедневно обходят офис и, если видят сигнальную карточку, заказывают материалы. Идея с сигнальными карточками сначала использовалась в корпоративной аптечке, чтобы вовремя докупать лекарства, а затем мы стали применять ее для расходных материалов в офисе и на складе.

8. Свое место для каждого предмета. Один из способов – обозначать контур предмета , например, в ящиках рабочих столов: когда инструмента нет на месте, это сразу видно. Кроме того, мы реализовали следующие идеи:

• Самодельные настольные лотки. Вместо стандартных пластмассовых разделителей на столах стоят лотки из картона, сделанные своими руками, с нужным количеством и размером ячеек (каждое отделение подписано).
• Тематические наборы инструментов. Например, у нас есть чемоданчик для презентаций, в котором вместе с проектором хранятся дополнительные предметы: мышка, колонки, удлинитель, пульт и пр. Каждому предмету отведено свое место, отмеченное контуром и подписью. В чемодане лежит подробная инструкция, как работать с проектором. Теперь проблем больше не возникает: ничего не теряется, любой сотрудник может самостоятельно подключить проектор.

9. «Ушки» с телефонными номерами для мониторов. Примерно раз в месяц у нас обновляется список внутенних телефонов – кто-то приходит в компанию, кто-то увольняется, переезжает в другой кабинет. Сотрудники придумали крепить к монитору прозрачные карманы, в которые вставляются списки с номерами телефонов. За обновление отвечают по очереди все подразделения (конкретного исполнителя определяет начальник). Дежурный собирает информацию об обновлениях, корректирует список и рассылает его всем в готовом формате – остается лишь распечатать, вырезать и поместить в карман. Последняя строчка списка – дежурный в следующем месяце.

Еще по теме

• Статья «Как на треть увеличить производительность труда, когда на это нет средств» . В кризисных условиях, когда нет денег и времени на полное техническое перевооружение, нужны незатратные (а лучше вообще бесплатные) способы улучшения ситуации. Самый эффективный метод – бережливое производство.
• Статья «Бережливое производство, или Как снизить потери» . Цель бережливого производства – выявить, проанализировать и устранить все потери в производственном процессе.

Ваши читать журнал в мобильном приложении для iPad и iPhone, потому что это удобно.
Убедитесь в этом сами, установив приложение на мобильное устройство.

Бережливый офис - составляющая концепции бережливого производства с уникальной технологией сокращения затрат, проецируемая на офис. Бережливый офис - наиболее современный эффективный инструмент для борьбы с потерями.

Предлагаю рассмотреть следующие виды потерь:

1. Незавершенная работа - 70% распоряжений начальства не доводится до конца по различным причинам.

2. Ошибки в документах - в данном случае дополнительное время уходит на исправления, то есть повторную работу с документами.

3. Выполнение ненужной работы. Порядка 50% из «незавершенных» 70% при глубоком анализе оказываются ненужными. При этом на процессы были потрачены время, силы и средства.

4. Лишние этапы в процессах. Процесс - живой организм, который необходимо постоянно совершенствовать, сокращая ненужные этапы. Достигается это различными способами: от внедрения простых автоматизированных систем до совмещения работником определенных функций.

5. Ожидание поступления работы.

6. Лишние передвижения. Например, один принтер, который находится в труднодоступном месте open space, где работают 40 сотрудников. К таким потерям можно отнести также передвижения за водой, кофе, чаем, посещение туалетных комнат, столовой и курилок. Все, что нужно человеку для его непосредственной деятельности в течение дня, должно быть максимально доступно - чем больше удаленность, тем больше времени позволяет себе сотрудник тратить на перемещения. При этом важно соблюдение принципа «открытых дверей».

7. Чрезмерный контроль. Периодически контроль стоит дороже, чем сам процесс: например, контроль за перемещением документов из отдела в отдел. Данная функция лежит на плечах нескольких сотрудников, которые получают заработную плату, составляют множественные отчеты и прочее, тогда как сам процесс не стоит и пятой части. Такой контроль должен вести руководитель подразделения совместно с сотрудниками, постоянно совершенствуя и делая его более эффективным.

8. Время на разговоры. Нельзя забывать, что любой спорный вопрос или недовольство сотрудники будут обсуждать, тратя тем самым драгоценное время. Поэтому вся информация о жизнедеятельности офиса и сотрудника в нем должна быть максимально открыта. Сотрудники должны точно знать, где взять и как донести ту или иную информацию, когда выдается заработная плата, как начисляются бонусы, где находится столовая, магазин, курилка и так далее.

Основная цель - не просто одноразово выявить эти ошибки, но и устранить их. Самый распространенный инструмент борьбы с потерями в офисе - система 5S - система рационализации рабочего места. В нее входят 5 составляющих: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование .

Сортировка означает, что с рабочего места удаляются все предметы, которые не нужны для текущей деятельности. Простой принцип определения «необходимости» вещи: если вы задумываетесь, нужна ли вам вещь, значит, она вам не нужна. Главный принцип сортировки - только то, что нужно; только в том количестве, которое нужно; только тогда, когда нужно.

Второй этап - соблюдение порядка, то есть рациональное размещение: все предметы расположены так, чтобы их легко было использовать, и маркированы таким образом, чтобы любой сотрудник мог быстро найти то, что ему нужно.

Соблюдение чистоты - обеспечение порядка на рабочем месте, постоянное его поддержание. Я считаю, что чистоту рабочего места должен поддерживать сам сотрудник.

Четвертый этап - стандартизация - создание унифицированного подхода к выполнению заданий и процедур. При помощи стандартизации можно добиться понятный для всех и простой в использовании контрольный лист.

И, наконец, пятый этап - непрерывное совершенствование.

В России, на мой взгляд, пока применение данной системы не развито: много о ней говорят, но на практике мало кто использует. В «Премьер-Сервис» мы стремимся к полному переходу на 5s. Это процесс постоянный. Отдельные примеры можно привести уже сейчас: у нас в офисе раньше было много свободных рабочих мест за счет выездных работников. Теперь же каждый компьютер закреплен за тремя сотрудниками, что позволило сэкономить место и ресурсы. Следующим этапом станет полный отказ от привязки к месту. Любой сотрудник, придя на работу, сможет занять любое свободное место, выполнить работу и уйти.

Также в «Премьер-Сервис» активно используется принцип «взаимозаменяемости» : каждый сотрудник может работать на 3 позициях, и на каждую позицию приходится по три сотрудника. Данная система позволяет оптимизировать работу офиса в целом. Добиться такого результата удалось благодаря специально выстроенной схеме обучения и организации работы с персоналом, принятой в нашей компании.

Кроме того, несколько лет назад мы приняли программу «улучшения качества жизни сотрудников» , которая касается стандартизации в офисе. Естественно, все сотрудники имеют один и тот же офисный набор (стол, кресло, компьютер и так далее), но мы не забываем о том, что у всех работников различные физические данные, поэтому приводим их рабочие места в соответствии с пожеланиями: кому-то необходимо кресло, учитывающие индивидуальные особенности строения человека, кому-то просто заменить монитор. Казалось бы, мелочи, но именно они очень сильно влияют на качество деятельности работника. Много внимания нужно уделять освещенности помещения и вентиляции, организации комфортного пространства офиса.

Любые действия, совершенные в рамках системы 5s, ведут, в первую очередь, к сокращению расходов. Именно таким образом, используя вышеперечисленные инструменты в совокупности с укреплением как исполнительной, так и внутренней дисциплины, не забывая про поддержание и повышение лояльности работников, возможно обеспечить грамотное, надежное и долгосрочное сокращение затрат.