Электронный документооборот в регионах российской федерации. Анализ современного состояния мирового рынка СЭД — NT1300: Системы электронного документооборота — Бизнес-информатика Критерии выбора СЭД

Что думает российское экспертное сообщество о развитии отечественного рынка ECM/СЭД? Каковы главные итоги прошедшего года и что можно ожидать в наступившем?

По классификации IDC, большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (нередко с элементами управления потоками работ). В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:

• Обработка/хранение документов;
• Управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
• Контроль исполнения документов;
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
• Работа со взаимосвязанными документами;
• Регламентация прав доступа;
• Списание документов;
• Интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

Следует отметить, что некоторые отечественные СЭД созданы в среде Lotus Domino/Notes (по различным объективным и субъективным причинам получившей достаточно широкое распространение в России): БОСС-Референт (АйТи), семейство продуктов “Золушка” и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), CompanyMedia и OfficemMedia (ИнтерТраст), N.System (Центр Компьютерных Технологий), Делопроизводство (КСК) и др.

Поскольку развитие СЭД в России идет в целом в направлении расширения функционала, описываемого концепцией ECM, то было бы логично посмотреть на данный процесс именно со стороны ECM-классификации. Большинство российских заказчиков начинали знакомство с миром ECM-технологий с автоматизации делопроизводства, круг задач которых можно отнести к категории Records Management. Но сейчас рост рынка идет в значительной степени за счет направлений Document Management и Business Process Management (BPM). Заказчики ставят задачи комплексно, оперируют более масштабными понятиями, чем входящие/исходящие документы. Увеличение круга обрабатываемых документов требует резкого расширения использования методов поточного сканирования и распознавания документов, использования таких технологий, как штрих-кодирование.

Все это, например, хорошо видно по тому, что организации проявляют растущий интерес к финансовому архиву. Счета, накладные, платежные документы лежат вне пределов классического делопроизводства, но решение этой задачи позволит добиться положительных результатов не только для бухгалтерии, но и для отдела снабжения, финансового, юридического отделов, руководства.

Есть и другие примеры: это автоматизация проектного документооборота, управление договорами, согласование счетов на оплату, управление претензиями, автоматизация кадровых процессов. Сейчас уже многие понимают, что ECM-система предприятия может использоваться для управления результатами интеллектуальной деятельности и управления деятельностью. Отмечен также рост заинтересованности заказчиков в автоматизации нестандартных или специфических для организации бизнес-процессов. Например, для банков - это управление клиентским досье. Долговременным трендом можно назвать интерес к автоматизации недокументо-ориентированных операций, например обращений в службу поддержки, хозяйственные заявки и т. п. В 2012 г. отмечен рост интереса к ECM-решениям со стороны крупных заказчиков: если ранее преобладали компании, относящиеся к среднему бизнесу, то сейчас и представители крупного бизнеса осознают необходимость автоматизации.

Вместе с тем далеко не все эксперты разделяют мнение о том, что переход к электронному документообороту даже внутри организаций уже завершен хотя бы общих чертах. Директор по корпоративным проектам компании “ABBYY Россия” Дмитрий Шушкин говорит том, что процесс перехода к безбумажному документообороту идет уверенно, но все же совсем не так быстро, как этого хотелось бы и можно было бы ожидать: “Постепенно организации будут там, где это возможно, автоматизировать свою деятельность с помощью электронных документов. Однако в ближайшие пять лет объемы бумажного документооборота в России вряд ли станут меньше. Продолжает расти бизнес, увеличивается число компаний (в том числе малых и средних) и, как следствие, растут объемы производимых ими бумажных документов”.

В 2013 г. продолжается выход ECM-систем за рамки делопроизводства. Ставятся новые задачи, функционал уже имеющихся систем будет расширяется за счет новых модулей. Постановка новых задач ведет к расширению круга пользователей ECM-систем. Причем в число пользователей могут быть включены партнеры и клиенты компании. Юридически значимый электронный документооборот между компаниями набирает силу. Наряду с типовыми документами, такими как счета-фактуры, накладные, акты, компании будут активно обмениваться произвольными юридически значимыми электронными документами - письмами, договорами и т. д.

Политическая ситуация с введением санкций и нестабильное макроэкономическое развитие регионов замедлили наблюдаемый в прошедшие годы бурный рост развития систем электронного документооборота. Аналитические данные по рынку имеющегося программного обеспечения позволяют выявить основных претендентов СЭД/ЕСМ и показывают стабильную положительную динамику внедрения систем электронного документооборота во все сферы экономики. Под ЕСМ- системой понимается управление корпоративным информационным контентом - это управление электронными документами и другими видами документации (словари, справочники, нормативная документация и т.д.), а также их хранение, обработка, доставка в масштабах предприятия. Компании переходят к масштабированию и расширению функционала, настраивая системы под определенные нужды. Настраи- ваемость СЭД по нужды потребителя позволяет добавлять функционал или отключать невостребованный функционал, обеспечивая гибкость и мобильность. Замедление развития СЭД/ЕСМ-систем связано с им- портозамещением программного обеспечения (ПО). Отечественные производители ПО обязаны обеспечить уровень соответствия программного обеспечения международным требованиям европейской спецификации MOREG-2. Сложившаяся экономическая ситуация заставляет разработчиков программного обеспечения находить новые возможности экономии затрат и повышения эффективности работ .

Стабильность внедрения систем электронного документооборота обеспечивается необходимостью функционирования систем в таких отраслях, как финансы, торговля, энергетика, машиностроение, телекоммуникации, государственное и муниципальное управление, межведомственное взаимодействие, правительство. Развитие российского рынка систем электронного документооборота не уступает общим тенденциям развития мирового рынка СЭД/ЕСМ. Мировой рынок ЕСМ- систем вырос на 8,6 % до $5,1 млрд., к концу 2017 года прогнозируется сопоставимый прирост. Наиболее быстро рынок ЕСМ-систем растет в Восточной Европе, на ближнем Востоке и в Африке, в Западной Европе наблюдается умеренное замедление спроса. По данным международной компания IDC мировой рынок ЕСМ-систем по итогам 2013 г. равен $5,8 млрд., что составляет прирост в 8,7%., тогда как в Западной

Европе прирост наблюдается только на 2-3%. По данным исследований Forrest Wave 2013 г., наиболее востребованными поставщиками ЕСМ- систем являются IBM, OpenText, ЕСМ, HP, Oracle. Прогноз роста мирового рынка ЕСМ-систем ожидается к 2017 г. Динамика российского рынка СЭД/ЕСМ-систем, по данным исследований «Tadviser», показывает возрастание, что составляет 20-35% по отношению к предыдущему году. Востребованными поставщиками СЭД/ЕСМ-систем на российском рынке являются: Логика бизнеса; DocVision; ЭОС; Directrum; 1C и другие. По данным аналитического обзора компании TAdviser, рынок систем электронного документооборота по состоянию на 2013г. показал всплеск востребованности и вырос на 20% в общей сумме, достигнув 30,72 млрд, рублей. По состоянию на 2017г., в процентном отношении вырастет в 1.7%. Данные для статистического анализа стоимости внедрения систем электронного документооборота предоставили ведущие интеграторы: «1C», «Логика бизнеса», «Крок». Крупнейшие проекты внедрения систем электронного документооборота в государственном секторе представлены в таблице 5. Количество автоматизированных рабочих мест (АРМ) при внедрении системы электронного документооборота имеет значение для оценки масштабности проекта, т.к. показывает охват численности пользователей в системе. В таблице 8 представлены регионы РФ в порядке уменьшения численности пользователей, т.к. количество АРМ дает возможность оценить значимость и масштабность внедрения проектов систем электронного документооборота в государственном секторе.

Таблица 8

Крупнейшие проекты внедрения СЭД в госсекторе

География внедрения проектов СЭД/ЕСМ-систем охватывает по релевантности: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Самара, Новосибирск, по округам - Центральный федеральный округ, Сибирский, Северо-Западный, Приволжский, Уральский, Дальневосточный, Южный, Северо-Кавказский, Крымский.

Современная СЭД - это, прежде всего, новые функции, новые процессы, новые потребители . Пример специализированных процессов на базе системы Docsvision представлен в таблице 9.

Специализированные процессы для различных отраслей экономики

Таблица 9

Специализированные процессы	отрасль
Управление ходом исполнения программ, контроль хода	государственное
проектов, учет обращений граждан и т.д.	управление
Управление доверенностями, претензионноисковая работа,	государственное
управление совещаниями и др.	управление
Управление счетами фактур и накладными
Управление процессом подключения мощностей	энергетика
Управление депозитарными счетами пользователей
Управление персональным досье пользователей, процесс валютного контроля, процесс выдачи кредита	банковское дело
Управление проектно-конструкторской документацией, процесс формирования плана-проекта, подготовка смет	строительство

Новые классы задач систем электронного документооборота представлены в таблице 7 для новых классов пользователей.

Новые классы задач СЭД

Таблица 10

Новые классы пользователей имеют возможность проводить анализ документации, имеют доступ в системе электронного документооборота, при этом используются современные способы доступа: от обзора разноплановой документации на порталах до индивидуального просмотра документов on-line коммуникации. К новым классам пользователей относятся: делопроизводители, Top-management, владельцы процессов, контрагенты, аналитики, рабочие группы, конечные исполнители. Методы реализации полноценного современного документооборота сводятся к охвату новых востребованных функций, новых классов пользователей и решения новых классов задач системы электронного документооборота.

1

Российский рынок систем СЭД/ECM демонстрирует спокойное развитие и переходит в стадию консолидации. Положительная динамика сохраняется за счет проектов по сопровождению, а также модернизации и масштабированию систем. В данной работе проведен анализ российского рынка систем электронного документооборота. Рассмотрена динамика роста драйверы развития, представлены экспертные мнения. Представлены текущие и прогнозные значения рынка. Рассмотрена проблема состояния российского рынка систем электронного документооборота в условиях кризиса. Неоспоримым фактом является необходимость внедрения систем электронного документооборота в организациях любого масштаба. Рассмотрены наиболее популярные СЭД, используемые в России, и определены их особенности.

электронный документооборот

информационные технологии

российский рынок СЭД.

1. Обзор рынка систем электронного документооборота 2017 [Электронный ресурс] – Режим доступа http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (дата обращения 25.12.2017).

2. Состояние российского рынка систем электронного документооборота в условиях кризиса [Электронный ресурс] – Режим доступа:

3. https://interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (дата обращения 25.12.2017).

4. Рынок СЭД в России – 2016 [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (дата обращения 25.12.2017).

5. СЭД (рынок России) [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/ %D0 %A1 %D1 %82 %D0 %B0 %D1 %82 %D1 %8C %D1 %8F: %D0 %A1 %D0 %AD %D0 %94_(%D1 %80 %D1 %8B %D0 %BD %D0 %BE %D0 %BA_ %D0 %A0 %D0 %BE %D1 %81 %D1 %81 %D0 %B8 %D0 %B8) (дата обращения 25.12.2017).

6. Лидеры российскогорынкаСЭД/ECM [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (дата обращения 25.12.2017).

7. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения 25.12.2017).

В настоящее время количество внутрикорпоративной информации в организациях стремительно возрастает, что влечет за собой необходимость обработки и хранения огромного объема бумажных документов. В результате данный процесс становится затруднительным и малоэффективным. Для решения данной проблемы были разработаны автоматизированные системы электронного документооборота (СЭД). Это позволило перейти на новый уровень развития бизнеса, повысив эффективность работы с документами без потери информации.

Система электронного документооборота представляет собой организационно-техническую систему, которая позволяет создавать и распространять электронные документы в информационных компьютерных сетях организации, контролировать потоки документов согласно установленным маршрутам и иерархическому распределению пользователей. При этом технология СЭД направлена на обеспечение высокоэффективного управления документационной деятельностью организации на разных уровнях менеджмента, а также на поддержание контроля качества документооборота и оптимизацию бизнес-процессов .

СЭД включает в себя множество производственных, структурных особенностей, требований и корпоративных стандартов. Выбор оптимальной для работы системы электронного документооборота зависит от определенного количества бумажных документов в организации, необходимости в оперативном управлении потоками работ, наличия особых задач, а также возможности поиска информации, обеспечения безопасности данных и т. п.

Несмотря на непростую экономическую ситуацию в России, отечественный рынок систем электронного документооборота (СЭД/ECM) продолжает развиваться. Некоторые компании, специализирующиеся на разработке и внедрении подобных решений, показывают весьма серьезный рост .

Согласно данным Tadviser, которые были опубликованы в конце 2017 года, в 2016 году положительная динамика российского рынка СЭД/ECM-систем сохранилась. Как и годом ранее, в 2015 году, она составила 10 %, при этом объем рынка в рублевом выражении увеличился до 41,6 млрд рублей.

На продолжающийся рост рынка влияет как общее восстановление экономики, так и отдельные драйверы. Для сферы СЭД/ECM - это набирающий обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую экономику, повышение мобильности и стремительное развитие новых технологий .

По мнению TAdviser, по итогам 2017 года динамика останется на уровне 2016 года.

Динамика российского рынка систем электронного документооборота, млрд руб.

Большинство участников российского рынка СЭД/ECM, по итогам 2016 года, показали положительную динамику выручки от проектов в этой сфере. Только у двух компаний из 16 зафиксированы отрицательные показатели. Лидером в очередной раз стала компания «Логика бизнеса», выручка которой от СЭД/ECM-проектов выросла на 25,7 % и достигла 1,86 млрд. рублей. Почти треть этой суммы пришлась на продажи лицензий, две трети - на услуги внедрения и поддержки. В тройку лидеров также попали компании «Крок» и TerraLink.

Импортозамещение глубоко проникло в ИТ-отрасль и влияние этого процесса ощущается во всех её сегментах. В сфере СЭД/ECM-систем замена иностранных решений отечественными продуктами является одним из основных драйверов.

Государство последовательно добивается того, чтобы реестр отечественного ПО заработал в полную силу. Увеличивается давление на компании, пренебрегающие реестром. В результате все больше организаций начинают использовать отечественные ECM-системы.

Поставщики решений СЭД отмечают рост спроса на отечественные платформы, связанный, прежде всего, с законодательным закреплением перехода на российские решения для госорганизаций и органов госуправления. Немало поспособствовал этому запуск Минкомсвязи РФ реестра отечественного ПО для поддержки импортозамещающих продуктов - попавшие в него ИТ-системы рекомендуются к закупке в госорганизациях.

Крупные отраслевые компании с государственным участием - основные заказчики систем СЭД - предполагают, что в ближайшее время им также придется отказаться от зарубежных платформ в пользу российских решений. В связи с чем, многие российские ИТ-компании разрабатывают собственные платформы для СЭД.

Еще один очевидный драйвер рынка СЭД - стремительное развитие цифровых технологий для бизнеса в России.

Использование современных инструментов хранения и обработки данных в СЭД (блокчейн, Big Data, AI) расширяет функциональность решений в области обработки, стандартизации и анализа данных (BI), и СЭД все чаще используются как корпоративные хранилища данных. В системах появляются инструменты визуализации данных.

Немало подстегивает развитие рынка тотальный уход бизнеса в мобайл. На сегодняшний день 4,8 миллиардов человек - а это более половины населения Земли - являются активными пользователями мобильных устройств, и можно прогнозировать, что к 2020 году цифра вырастет до 6 млрд. Естественно, планшеты и смартфоны становятся обыденным элементом ИТ-инфраструктуры компаний. В настоящий момент особой популярностью пользуется концепция BYOD (Bring Your Own Device), которая подразумевает, что сотрудники пользуются собственными устройствами для рабочих задач - руководству компании не нужно тратить средства на закупку мобильного оборудования.

Политическая неопределенность усилила риски использования зарубежных решений на территории России, плюс они стали весьма дорогостоящими. Если до 2016 года облачные СЭД, в том числе и импортные, бурно развивались как услуга, то сейчас есть проблема их использования на территории России (а российских - за рубежом). .

Многие компании уходят с рынка, а те что остаются - сокращают инвестиции и жестко контролируют финансы. Многие впервые начинают оценивать эффективность своих бизнес-процессов, искать способы их оптимизации. И средством для этого выступают СЭД\ECM-системы. Но чтобы в таких условиях запустить новый ИТ-проект, необходимо подробно обосновать его результативность. Поэтому востребованы только те системы, которые реально повышают эффективность бизнеса, - говорит он.

Как ни странно, но импортозамещение может являться и барьером рынка. необходимость срочно реализовывать поддержку отечественной инфраструктуры затрудняет возможности инвестиций в перспективные инновации вроде искусственного интеллекта.

Другим примером барьера служит процесс вовлечения в ЭДО контрагентов. Компании, пришедшие к пониманию и необходимости использования ЭДО, сталкиваются с нежеланием использования ЭДО контрагентами. В связи с этим компании вынуждены реализовывать отдельные проекты по их вовлечению и мотивации .

Главным барьером рынка становится отсутствие единого стандарта, регламентов и недостаточная унификация систем электронного документооборота в российских компаниях. Так, сотрудники промышленных предприятий привыкли, помимо стандартных отчетов, использовать много инженерных документов: например, чертежи в программе AutoCAD. Это усложняет переход на электронную систему документооборота.

В 2016-2017 годах произошли важные законодательные изменения, которые в корне изменят подход к внедрению ИТ в госструктурах. В 2016 году вышло распоряжение Правительства РФ от 26 июля 2016 года №1588-р, обязавшее к переходу на отечественное офисное ПО Федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды. Кроме того, очень мощный толчок рынку дали дополнительные требования к офисному ПО, утвержденные постановлением Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года, и последовавшие в июле этого же года методические рекомендации по переходу госорганов на отечественное ПО, утвержденные Минкомсвязи .

Курс на цифровую экономику дает российскому ИТ-рынку в целом и рынку СЭД/ECM-систем в частности огромный потенциал и много новых возможностей.

Электронный документооборот, оказание госуслуг в электронном виде, развитие порталов - все эти направления фактически являются элементами цифровой экономики, и в России эти технологии вполне соответствуют мировым. Курс на цифровую экономику непременно повлечет за собой дальнейшие изменения. Прогнозы очевидны: это лавинообразный рост объемов и разновидностей цифровой информации, вовлечение всех сотрудников в интенсивные электронные коммуникации, оцифровка «бумаги» и активизация сопутствующих деловых процессов.

Библиографическая ссылка

Казахмедов Т.Р., Билалова И.М. РОССИЙСКИЙ РЫНОК СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА // Международный студенческий научный вестник. – 2018. – № 4-5.;
URL: http://eduherald.ru/ru/article/view?id=18962 (дата обращения: 23.03.2020). Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»

РОССИЙСКИЙ РЫНОК СЭД: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ THE MARKED OF THE SYSTEM OF ELECTRONIC TURNOVER: PROBLEMS AND PERSPECTIVES OF DEVELOPMENT

Мащенко И.С., Чернышева Н.В.

Южно-Российский институт управления - филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South-Russia Institute of Management - branch of Russian Presidential

National Economy and Public Administration

Аннотация: В статье анализируются проблемы и перспективы развития рынка СЭД в России. Рассмотрены понятия систем электронного документооборота, их предназначения и актуализация в современном мире, представлены статистические данные о развитии и использовании конкретных систем электронного документооборота, как в коммерческой структуре, так и в госсекторе. Сделаны выводы о проблемах СЭД и о необходимости их развития, совершенствования и использования в организациях и государственных органах, чтобы повысить их эффективность и результативность.

Ключевые слова: электронный документооборот, система электронного документооборота, рынок СЭД, функциональность СЭД, СЭД в госсекторе.

Annotation: The article analyzes the problems and perspectives of the market development of the system of electronic turnover in Russia. The following notions are concerned: the systems of electronic document turnover, their aims and actualization in the modern world, statistic data on the development and using of concrete systems of e-document turnover are given both in the commercial structiond and the public sector. Conclusions are made on the problems of the systems of electronic turnover the necessity of their development improvent and using in the organization and state lodies for raising their efficiency and resultativeness.

Key words: electronic documentary turnover, the system of electronic document turnover, the market of the systems of e-document turnover, the systems of e-document turnover in the public sector.

В современном мире развитие технологий и их повсеместное внедрение привело к тому, что электронный документооборот и архивные работы занимают лидирующие позиции по сравнению со своим бумажным аналогом. Сегодня мы с вами можем наблюдать рост количества и объёма используемых в мире документов . Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних.

В 2014 году рынок СЭД отметил свой 20-летний юбилей. Его зарождение и становление было вызвано прежде всего потребностями в автоматизации работы госорганов - первые отечественные системы электронного документооборота создавались по их заказам.

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации .

СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

Повысить эффективность управления компанией, предоставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;

Оптимизировать работу сотрудников с документами;

активы компании (информация, которая может быть утеряна в результате увольнения или сокращения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

В 2013 году российский рынок СЭД, включая услуги по внедрению, вырос на 20% к объему 2012 года до 30,72 млрд рублей. Он сохранял высокие темпы роста в период с 2011 по 2013 годы: от 20 до 35%.В отличие от других сегментов рынка делового ПО, где, по данным ТЛёу1Бег, начался небольшой спад (В1-системы) или рост остановился (БИР-системы), рынок СЭД и по итогам 2014 года должен показать двузначный рост: главный драй вер этого рынка - госсектор, где проекты в области автоматизации электронного документооборота реализуются с высокой интенсивностью. В количестве проектов доля госсектора на рынке СЭД составляет до 25%, в денежном выражении - до 40%. .

Положительную динамику рынка в 2013 году подтверждают данные о выручке интеграторов. Среди тех компаний, которые подали данные о выручке на рынке СЭД, включая услуги по внедрению (в рублях с НДС), прирост в 2013 году относительно предыдущего года составил от 15% и выше у большинства компаний. (Таблица 1) .

Таблица 1. Доходы системных интеграторов на рынке СЭД в

России, 2012-2013, тыс. рублей

Комп ания Вы ручка 2013 Пр оекты 2013 Выр учка 2012 Пр оекты 2012 Рост выручки 2012-2013

1С (в се франчайзи) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Логи ка бизнеса 760 000 88 534 900 86 42,1%

КРО К 545 970 51 473 553 50 15,3%

ЭОС 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

Инте рТраст 420 864 478 406 759 289 3,5%

АйДи Технологии управления 380 970 - 238 035 - 60%

Лани т 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Haul 50 54 28 49 73,6%

mont (Хоулмонт) 000 800

0 FTS (ФТС) 38 000 9 34 500 5 10,1%

1 АСК ОН 23 200 57 17 600 35 31,8%

Всего 4 219 775 3 257 835 29,5%

Наиболее активно внедрения СЭД в России реализуются в государственном секторе, в первую очередь это относится к органам власти, но также и компаниям с государственным участием.

Среди государственных компаний за период с начала 2013 года по сентябрь 2014 года по масштабу выделяются, система электронного документооборота в рамках ГАС Правосудие, которая работает на базе платформы Дело (ЭОС) (более 67 тыс. пользователей), а также внедрение EMC Documentum в Росатоме (30 тыс.) и внедрение Этлас (ЭДО) в Департаменте здравсоцразвития Орловской области на 10 тыс. АРМ. В коммерческом секторе крупнейшим СЭД-проектом является внедрение DocsVision в Сбербанке РФ, тиражирование системы все еще продолжается: по оценкам самого банка, сейчас в СЭД на этой платформе работают уже 100 тыс. сотрудников банка (Таблица 2) .

Таблица 2. Топ-5 проектов СЭД/ЕСМ в госсекторе России по числу пользователей за 2013 - первые три квартала 2014 года

ГАС Правосудие Дело ЭОС 67 835

Заказчик Систе ма Интег ратор Число пользователей

Росатом EMC Documentum КРОК 30 000

Департамент здравсоцразвития Орловской области Этлас (ЭДО) Этлас- Софт (AtlasSoft) 10 000

Генеральная прокуратура РФ АИК Надзор ЭОС 9 123

Правительство Ростовской области Дело (ЭОС) ЭОС 7 639

В отрасли СЭД сложилась парадоксальная ситуация: обычно

законодательство является тормозом на пути применения новых технологий. Сегодня законодательная база опережает технические возможности большинства внедренных систем. С другой стороны, возможности самих ECM-платформ, на которых строятся СЭД (как импортных, так и отечественных), в принципе позволяют решать и все новые задачи. Сегодня сдерживает развитие чаще всего недостаточная компетентность функциональных заказчиков, которые все еще придерживаются консервативных взглядов на документооборот.

Очевидно, что на системном уровне понимание важности этой задачи есть: постановлением Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» установлено, что переход к ЭДО в органах власти необходимо завершить до 31 декабря 2017

Но текущее состояние дел оставляет почву для сомнений -масштабные инвестиции в ИКТ в госсекторе, более 1 трлн. руб., пока не дают ощутимого практического результата.

К сожалению сегодня, не существует ни одной юридически значимой госуслуги, предполагающая совершение каких-то юридически значимых действий - выдачу документа, изменение статуса гражданина и т.д., - переведенных в электронную форму. Все услуги, которые предоставляются на ЕПГУ, носят информационный характер .

Системы СЭД направлены на улучшение деятельности той или иной организации, но каждая из них имеет свой широкий функционал, в который входят ряд характеристик. В процессе исследования нами были

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C:Документооборот* Босс-референт

■ ДЕЛО ■ ЕВФРА Т ■ МОТИВ

выявлены 9 систем. Покажем их функциональную оснащённость, на базе чего выделим преимущества и недостатки систем (Рис. 1,2). Рис. 1. Технические возможности современных СЭД

Рис. 2. Стоимость лицензий на 100 пользователей, без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения: «+» - возможность реализована; «+/-» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО; «-» - возможность не реализована .

По функции «Работа с документами» лидирующие позиции занимают такие СЭД как: Босс-референт, Дело и Ефрат. Низовой уровень занял PayDox (Таблица 3).

РАБОТА ДОКУМЕНТАМИ С Directum DocsVision Globus PayDox 1С: Документ Босс- ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Встроенные средства

просмотра прикрепленных файлов

Изменение прикрепленных файлов

Работа с проектами документов /- /- /-

Таблица 3. Работа с документами

По разработанности функции «Поиск и анализ информации» лидерами являются такие СЭД как: Ефрат, Дело и DocsVision. Последние позиции занимают 1С, Directum, GlobusProfessional (Таблица 4).

ПОИСК и АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документоо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Атрибутивный поиск (поиск по реквизитам документа)

Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)

Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка /- /- /- /- /-

Осуществление различных видов поиска в одном запросе /-

Таблица 4. Поиск анализа информации

Таблица 5. Информационная безопасность

ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Поддержка различных способов аутентификации /- /- /- /- /- /- /-

Назначение прав пользователя

Назначение прав группам пользователей

Поддержка пользовательских ролей

По разработанности функции «Информационная безопасность» на лидирующих позициях Босс-референт, Ефрат, Дело и DocsVision. На последних позициях: 1С и GlobusProfessional (Таблица 5).

На основе проведенного анализа можно выделить несколько СЭД с наибольшей функциональной оснащённостью. К ним относятся: Ефрат, который является беспрекословным лидером, также Дело и DocsVision. Из 9 СЭД недостаточной функциональной оснащённостью отличились 1С, Globus Professional, PayDox. Остальные же СЭД заняли среднюю нишу.

В заключение можно сказать, что СЭД является необходимым в современном мире и его постоянное совершенствование является также важным критерием. Системы электронного документооборота хорошо известны на российском рынке. Сегодня их внедрения приобрели массовый характер и достигли пика продуктивности. Дальнейший рост

рынка возможен не за счет роста числа пользователей ECM, а благодаря усовершенствованию их функциональности. На сегодняшний день среди основных причин замены имеющихся решений - проблемы с производительностью, нехватка функциональных возможностей, дороговизна развития и поддержки текущего решения, закрытость кода платформы, неудобный интерфейс, проблемы с территориальной распределенностью и интеграцией, а также привязка к устаревшим программным и аппаратным платформам.

Список литературы:

1. Мансурова Н.А., Веселов П.С Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота малого и среднего бизнеса// Экономические исследования 2010 № 1 - С. 2

2. Гайсинский И.Е., Вострикова Т.В., Перова М.В. Электронный документооборот в системе подготовки и повышения квалификации специалистов // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 66-75

3. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Хашева И. А. Практика использования информационно-коммуникационных технологий при оказании государственных услуг // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 99-108

7. Бакушев В.В., Григорьев Е.С. Электронные технологии в государственно-политической и системной управленческой деятельности аппаратов: оценка предпосылок // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 1. С. 56-61.

8. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются. Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям. Критерии выбора СЭД

Не секрет, что грамотно построенные и оптимизированные бизнес-процессы являются залогом успеха функционирования компании. Одним из наиболее важных и ресурсозатратных процессов является процесс документационного обеспечения управления. В первую очередь, это вре­менные затраты (согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения), трудовые (необходимость иметь в штате специалиста, ответственного за документооборот), не говоря уже о затратах на расходные материалы и офисную оргтехнику. Оптимизировать данный процесс, а значит, существенно снизить издержки на его обеспечение призваны СЭД.

Несмотря на сложные экономические условия, СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

• повысить эффективность управления компанией, пре­доставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;
• оптимизировать работу сотрудников с документами;
• сохранить критически важную информацию и немате­риальные активы компании (информация, которая мо­жет быть утеряна в результате увольнения или сокра­щения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

Естественно, информация о полезности современных тех­нологий для специалистов-делопроизводителей не нова. Если вы читаете эти строки, значит эта тема вам близка. Возможно, многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются.

Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям.

Рынок активно развивается, на нем присутствует множе­ство продуктов, бизнес-решений, дополнительных опций, рассчитанных на решение самых разных задач. И даже если в ва­шей компании уже есть решение для автоматизации делопроизводства и коллективной работы сотрудников, то, вероятно, сейчас вы задумываетесь, как его оптимизировать.

Важно понимать, что системы электронного документо­оборота, внедренные в компании, это не застывший субъект, а живой организм, который требует значительного внимания, контроля, развития. Если систему своевременно не развивать, то очень скоро она устареет и перестанет использоваться со­трудниками.

Служба ДОУ - заказчик СЭД

Возможно, сейчас вы задаете вопрос: "Зачем нам - делопроиз­водителям - разбираться в рынке СЭД, если есть "айтишники" и это их хлеб выбирать программы?".

Наивно полагать, что за вас эту задачу решат IT-специатисты! Большая часть документов сегодня создается, обраба­тывается и хранится в электронном виде. Сотрудники согла­совывают множество документов с помощью ICQ, Skype, электронной почты. Кроме этого, документы создаются и со­храняются в различных форматах. И именно задача делопро­изводителей - управлять этой информацией.

Мне известно немало случаев, когда делопроизводители становились фактически разработчиками систем электрон­ного документооборота, прописывая требования к системе "с нуля". С этого и начиналось их хождение по мукам и дол­гие процессы разработки, доработки, внедрения системы.

Сначала они выступали в роли бизнес-аналитиков - опи­сывая все процессы документооборота. Потом в роли тестировщиков, принимая полученные результаты. Ну, а затем и в роли преподавателей, обучая сотрудников своей организа­ции работе с системой. Естественно, что все эти процессы весьма длительные и на них уходит значительное количество времени - в лучшем случае несколько месяцев, в худшем - лет. Позже они признавались мне, что если бы они могли принять участие раньше в процессе выбора, то сэкономили бы себе очень много сил и времени, а своей компании приличные деньги! Но самое главное, что они уже давно бы организовали совместную работу в системе - свою и сотрудников компании.

Разработчики заказных решений в большинстве случаев ориентируются на требования пользователей. Только они не учи­тывают, что пользователи зачастую не знают, какие требования предъявить и какие существуют способы реализации их задач.

Знакомство же с продуктами, представленными на рынке, по­нимание принципов их работы дает преимущество при выборе и, в конечном счете, позволяет выбрать наиболее эффективное решение и сэкономить свои силы, нервы и деньги компании.

Какое решение выбрать?

Итак, вы решили разобраться в ситуации на рынке СЭД и най­ти подходящую систему для решения своих задач. Вы откры­ваете Интернет, а там...

А там представлено столько наименований, описаний, гра­фиков аналитических компаний, различных сравнений, что мож­но просто утонуть в этом море информации. Вот лишь некото­рые цифры о количестве продуктов на российском рынке.

На февраль 2010 г. в каталоге систем электронного доку­ментооборота на сайте TAdviser было порядка 179 наименова­ний, перечень каталога Docflow насчитывает 170 продуктов, также есть различные независимые порталы о системах доку­ментооборота, где перечень решений насчитывает 45 наиме­нований. Компания DSS Consulting выделяет решения порядка 15-20 компаний, которые имеют множественные и успешные проекты внедрения на протяжении нескольких периодов.

Как видим, на российском рынке представлено множество разнообразных решений, относящихся к классу систем элек­тронного документооборота.

Системы могут называются по-разному: "система автома­тизации делопроизводства", "электронная канцелярия", "си­стема оперативного управления компанией", "система управ­ления контентом", "ECM-система" и т. д.

Казалось бы, в чем разница? Ведь все системы делают практически одно и то же - обеспечивают управление элек­тронными документами. А документооборот - это достаточно формализованная сфера и все решения по его автоматизации должны быть очень похожи друг на друга.

Однако рынок программных продуктов весьма разнооб­разен - есть дорогие системы и решения эконом-класса, есть узкоспециализированные системы и конструкторы, которые позволяют реализовать любые замыслы клиента. Все это рыночное разнообразие проистекает от того, что одни и те же функциональные требования реализуются по-разному, на разных платформах, с использованием разных технологий.

В настоящее время рынок достиг определенной стадии зрелости, среди СЭД появились свои лидеры, продолжают по­являться новые решения, что свидетельствует о том, что процесс развития систем продолжается. В отличие от рынка программ для бухгалтерского учета, где, безусловно, лидирует фирма "1С", рынок СЭД не настолько поляризован, выбор у покупателя чрезвычайно широк: от ведущих мировых производителей до разработок, выполняемых на заказ и учитывающих особенности конкретного заказчика. Сложно разобраться, не правда ли?

Проблема выбора СЭД

Обилие предложений на рынке ПО для делопроизводства по­рождает проблему выбора. Но в связи с отсутствием объек­тивных критериев и общепринятых методик оценки качества предлагаемых СЭД и их соответствия реальным потребностям организации возникает риск приобретения "не той" системы: слишком слабой или, напротив, избыточной для решения кон­кретных задач. Риск может усугубиться на этапе внедрения, поскольку даже хорошую систему можно настроить так, что работа в ней не будет эффективной.

В итоге большинство организаций выбирает программные решения в области электронного документооборота на свой страх и риск, руководствуясь собственными критериями, ин­туицией или доверяя обещаниям разработчиков и специалистов, осуществляющих внедрение системы.

Чаще всего причиной неудачи является не столько качество программного решения, сколько его неверный выбор и ошибки, допущенные при внедрении из-за отсутствия грамотно сфор­мулированных требований к СЭД.

В конце 2008 - начале 2009 гг. компания DSS Consulting провела исследование среди компаний - пользователей СЭД, внедривших СЭД в 2008 г. На вопрос: "Каким образом ком­пании выбирают СЭД?" наиболее популярными ответами были:

• выбирали по рекомендациям;
• проанализировали информацию в Интернете;
• выбрали первое попавшееся решение;
• решение "спустили сверху".

Опыт многих компаний показывает, что последствиями неудачного выбора СЭД являются не только материальные, временные, организационные потери, но и, главное, - недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии.

Следовательно, существует реальная потребность в инфор­мации, которая бы позволила: на основе анализа системы документационного обеспечения управления и бизнес-процес­сов организации сформулировать требования к СЭД, на осно­ве объективных критериев оценки и сравнения СЭД, представ­ленных на рынке, выбрать подходящий продукт и обеспечить его эффективное использование.

Критерии выбора СЭД

Прежде чем приступать к достаточно обширной теме по обзо­ру текущей ситуации на российском и международном рынках информационных решений данного класса, а также к анализу конкретных решений, остановимся на основных критериях, которым необходимо уделять внимание независимо от класса программного продукта и занимаемой доли рынка.

СЭД организации должна решать широкий спектр задач и при этом быть удобной и гибкой в настройке, чтобы ее можно было поддерживать силами заказчика. Конечно, мож­но взять ECM-платформу и получить тонко настраиваемое решение, которое учитывает все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от не­скольких месяцев до года и более и требует немалых финан­совых затрат. Однако всегда хочется, чтобы сроки внедрения были минимальными, а обучение персонала быстрым и же­лательно без отрыва от производственной деятельности.

Чаще всего выбор СЭД делают, основываясь на следующих критериях:

• стоимость лицензий СЭД и других необходимых ком­понентов (аппаратное обеспечение, СУБД);
• стоимость внедрения и поддержки СЭД;
• возможности расширения системы за счет дополни­тельных модулей и интеграции с другими продуктами;
• информационная безопасность;
• используемая платформа и технологии;
• репутация разработчика и поставщика (организации, осуществляющей внедрение системы);
• функциональная полнота.

Рассмотрим значение приведенных критериев.

Стоимость лицензий всегда была одним из основных критериев при выборе системы. Заказчики СЭД уже давно знают, что дешевый продукт далеко не всегда хороший.

Система должна быть доступной, чтобы заказчик мог сам осуществлять некоторые настройки системы, например самостоятельно подключать и настраивать словари, справочники, типовые маршруты прохождения документов и др., не прибегая лишний раз к услугам разработчиков или си­стемных интеграторов. Стоимость эксплуатации системы при этом будет ниже.

Система должна быть решением, которое предусмат­ривает дальнейшее ее расширение за счет добавления новых модулей и возможностей.

Спектр возможностей, расширяемый дополнительными модулями, может включать как интеграцию с определенны­ми приложениями, так и расширение функциональных воз­можностей системы.

Особое внимание при выборе системы предъявляется к ее информационной безопасности, тому, как реализованы прин­ципы защиты конфиденциальных данных, как организована система разграничения доступа, поддерживается ли системой использование электронной подписи и шифрования.

При выборе системы, как правило, принимается во вни­мание то, на какой платформе она построена и какие техно­логии используются. И здесь приоритет отдается скорее не но­визне, а стабильности и надежности. Не последнюю роль при выборе играет используемая система управления базами данных (СУБД) и средства разработки.

Если в организации уже есть корпоративный стандарт на СУБД, то логичнее, если СЭД будет ему следовать. Рас­ширять список поддерживаемых СУБД без крайней необхо­димости нежелательно. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые ими владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД и тем меньше риск срыва проекта из-за отсутствия таких специа­листов.

При выборе разработчика СЭД, как правило, оцениваются такие факторы, как срок работы на рынке СЭД, репутация среди пользователей и конкурентов, качество технической поддержки, частота выпуска обновлений системы. Не ме­нее важен выбор надежной компании - поставщика СЭД, в слу­чае если компания-разработчик не работает напрямую с заказ­чиками.

Следует на этапе выбора детально оценить опыт успеш­ных проектов и внедрений, уровень квалификации персона­ла. Именно от фирмы-поставщика зависит возможность доработки информационной системы в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику пред­приятия.

Возможно, наиболее важный критерий - функциональная полнота системы. Как бы ни была хороша система по всем другим показателям, главная ее задача состоит в том, чтобы обеспечивать выполнение функций управления электронными документами.

До настоящего времени заказчики редко использовали системный подход к оценке функциональной полноты СЭД, полагаясь на свое субъективное мнение, основанное на из­учении маркетинговых материалов или, в лучшем случае, на беглое знакомство с продуктом на опытном стенде. Для ус­пешного практического использования СЭД этого мало.

Сделать правильный выбор, не проводя комплексной оцен­ки и сравнения систем, прежде всего по функциональным па­раметрам, без учета стратегических целей и текущих задач заказчика, - практически невозможно.

Оказать помощь в решении этой проблемы может пред­варительный анализ рынка: первичное ознакомление с его основными участниками, продуктами, представленными на рынке, ключевыми технологиями и систематизация по основным параметрам.