Должностная инструкция секретаря референта. Требования к профессиональной подготовке

Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.

Должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применение средств вычислительной и организационной техники; - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: - оформление приказов по личному составу; - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; - оформление трудовых книжек; - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); - оформление командировочных документов; - оформление листов нетрудоспособности; - ведение табеля учета рабочего времени; - выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO). 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ". 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. Генеральный директор ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) Юрисконсульт ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) "__"_________ 199_ г. КОММЕНТАРИИ: ------------ Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;

Гражданским кодексом Российской Федерации;

Трудовым кодексом Российской Федерации;

Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

Единой государственной системой делопроизводства;

Правилами и указаниями Росархива;

Уставом Общества;

Инструкцией по делопроизводству Общества;

Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

Приказами, распоряжениями руководства Общества;

Настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

Контроль исполнения документов и поручений;

Организация работы приемной Генерального директора;

Документирование деятельности совещательных органов Общества;

Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

Организация документов в делопроизводстве;

Организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III. ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19. ведет график работы водителей;

3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

Изменения структуры Общества;

Изменение технологии документационного обеспечения;

Изменения функций Секретаря-референта.

Вид документа:

• Должностная инструкция

• Кадровое делопроизводство

1 -1

Должность секретаря-референта — это по сути трудовая деятельность простого секретаря. Поскольку функции и обязанности как должностного лица похожи между собой. Особенность заключается лишь в том, что на референта может возлагаться куда-более серьезные задачи, соответственно и требования к квалификации на такую должность будет тоже гораздо выше, чем у обычного секретаря.

Должностная инструкция секретаря-референта содержит в себе ряд общих положений, обязанности на занимаемой должности, права и ответственность работника.

Должностная инструкция секретаря-референта - общие положения

К общим положениям относятся:

• 1. Отношение секретаря-референта к классу специалистов.
• 2. Назначение и освобождение от должности референта решается генеральным директором организации.
• 3. Генеральный директор является непосредственным начальством для секретаря-референта.
• 4. Если работника по каким-то причинам не будет на рабочем месте, его заменяет другой сотрудник организации, который назначается соответствующим на то приказом, дающим ему права и обязанности секретаря-референта.
• 5. Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.
• 6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.

Кстати, на сайте имеется также и должностная инструкция технического директора.

Права и обязанности

Сотрудник обладает следующими правами:

• 1. Получение данных, даже секретных, для того, чтобы решать поставленные организацией задачи.
• 2. Предоставление предложений и советов по плану улучшения эффективности и производительности организации и своей трудовой деятельности в частности.
• 3. Получение необходимых ресурсов для трудовой деятельности от специальных служб, занимающихся данными вопросами, а также предоставлять объяснения по каким причинам были не выполнены вовремя все поручения и задачи организации.
• 4. Требование соответствующих пригодных условия для труда и охраны важной документации.
• 5. Принятие волевых решений, не превышающих должностные полномочия секретаря-референта.

К должностным обязанностям секретаря-референта относятся:

• 1. Осуществление процесса по подготовке необходимой документации, обеспечение приема, учета и регистрации документов, а также контролирование за тем, как они исполняются в соответствии с законодательством РФ.
• 2. Слежение за качеством подготовительных процессов, проверка правильного заполнения документов, которые предоставляются руководству для дальнейшего подписания.
• 3. Осуществление надзора за исполнением выпущенных документов.
• 4. Осуществление подготовки организационных процессов, принятие решений вынесение заключений.
• 5. Ведение приема граждан.
• 6. Организационная подготовка совещаний.
• 7. Формирование дела, обеспечение сохранности и дальнейшая передача документов в архив в установленные сроки.
• 8. Выполнение прочих поручений руководителя.

А про то, как выглядит должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, написано .

Ответственность

Ответственность секретаря-референта заключается в следующем:

• 1. За отказ или выполнение не в срок, халатность по отношению к своим должностным обязанностям.
• 2. За нарушений инструкций и приказов, раскрытие секретной информации.
• 3. За несоблюдение внутреннего уклада организации, нарушение рабочей дисциплины и техники безопасности трудовой деятельности.

А про то, чем является должностная инструкция архивариуса, можно прочитать .

Должностная инструкция секретаря референта предприятия

У каждого ответственного руководителя на предприятии должен быть секретарь, который будет оказывать помощь в улучшении работоспособности коллектива и предприятия в целом.

Каждый такой сотрудник обладает своими непосредственными обязанностями. Секретарю положено совершать прием входящих и исходящих документов, распределять полученную документацию по отделам, контролирование доставки документа до адресата, отправка документов для работы контрагентам, назначение встреч руководства с партнерами, прием заявлений от персонала предприятия, а также прочие поручения руководства.

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора

Общие положения:

• 1. Сотрудник считается специалистом, может назначаться и увольняться директором предприятия.
• 2. Задачами референта являются обеспечение организационных процессов и документации для эффективного деятельности, связанной с управлением.
• 3. Является подчиненным директора предприятия.
• 4. Деятельность должна протекать в соответствии с законодательством РФ.
• 5. Данным работником могут стать только граждане с высшим и средне специальным образованием, имеющих годовой стаж работы или прохождение курсов.
• 6. Знание вопросов, связанных с законодательной базой.

Секретарь-референт обязан выполнять следующие функции:

• 1. Обслуживание по документации предприятия.
• 2. Руководить и контролировать организацию производства дел предприятия.
• 3. Документировать все совещания.
• 4. Ведение учета документов.

А также прочие обязанности и права на данной должности.

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.