Формирование бюджета закупок. Формирование бюджета закупок и запасов. Пример составления операционного бюджета

Бюджет закупок производственной компаний, зависит от планового объема производства. Исходя из планового объема, производством планируется закупка необходимого количества материалов по определенной себестоимости. Бюджет закупок - это план закупок продукции из ассортиментного ряда в разрезе видов продукции или по основным поставщикам. Показывает сколько и какой продукции должно быть приобретено предприятием у внешних (импорт) и внутренних поставщиков. Бюджет закупок составляется отделом закупок исходя из бюджета продаж, так как объём закупок напрямую зависит от объёма продаж. Объём закупок сырья и материалов зависит от ожидаемого объёма их использования, а также от предполагаемого уровня запасов.

Формула для вычисления объёма закупок выглядит следующим образом:

Объём закупок = объём использования + запасы на конец периода - запасы на начало периода

Бюджет закупок, как правило, составляется с учётом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности за материалы.

Плановые потребности закупки материалов и их использования могут быть подготовлены как в одном документе, так и в отдельных самостоятельных бюджетах. Многие предпочитают единый документ. В этом бюджете определяются сроки закупки и количество сырья, материалов и полуфабрикатов, которое необходимо приобрести для выполнения производственных планов. Использование материалов определяется производственным бюджетом и предлагаемыми изменениями в уровне материальных запасов. Умножая количество единиц материалов на их оценочные закупочные цены, получают бюджет закупки материалов.

Источником информации для построения бюджета закупок являются следующие данные:

1) потребность в основных материальных ресурсах, полученная при формировании плана производства,

2) уровень остатков материальных ресурсов на начало планируемого периода,

3) уровень нормативов запасов материальных ресурсов,

4) сводные заявки на ненормируемые материалы для осуществления производственно- хозяйственной деятельности, предложения поставщиков,

5) цены на все виды материальных ресурсов.

Бюджет закупок - это план закупок продукции из ассортиментного ряда в разрезе видов продукции или по основным поставщикам. Бюджет закупок состоит:

1)Бюджет закупки сырья (производственный бюджет). Процедуры: - на основании плана по объему производства разрабатывается план закупок объемов сырья и материалов; - производится объем закупок по приемлемой цене, закупки и составляют общую сумму бюджета на закупку сырья; - общую сумму на закупку делят на период времени и получается бюджет закупки сырья по периодам.

2)Бюджет закупки товаров для ремонта и содержания. Составляется на основе прошлой информации с учетом корректировок по ожидаемым изменениям в уровнях запаса и общих цен за период не более 12 месяцев

3)Бюджет закупки основных средств составляется на несколько лет, часто до 5 лет. Решение о планировании закупок ОС принимается на основе производственных потребностей, устаревания существующих ОС, потребности в их замене. Решаются вопросы о сроках поставки, затратах на ОС, учитываются рост цен и варианты оплаты поставщикам

4)Бюджет административных расходов. Содержит информацию об оплате труда менеджеров и руководителей. Для расчета необходимо знать занятость персонала и функции отдела закупок, только после этого разрабатывается сам бюджет в цифрах. Бюджет административных расходов включает следующие элементы: - фонд оплаты труда сотрудников отдела закупок; - отчисления в социальные нужды; - величина арендных платежей; - топливо и энергия; - расходы на содержание оборудования; - командировочные расходы; - затраты на обработку заказов; - канцелярские расходы; - почтовые и расходы на связь; - затраты на подготовку служащих отдела закупок. Обязательно сравнение с бюджетом административных расходов предыдущего года, по нему корректируют плановый бюджет. Окончательный бюджет закупок включает в себя откорректированные вышеперечисленные бюджеты закупочной деятельности

Основные и дополнительные источники снабжения.

Возможны два направления выбора поставщика:

1. Выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок компании располагает точными данными о деятельности этих компаний.

2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа требуемого рынка: рынка, с которым компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения о диверсификации деятельности). Для проверки потенциального поставщика часто необходимо много времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается более высокая эффективность.

Для повышения объективности оценки потенциального поставщика предприятия могут прибегнуть к услугам специализированных агентств, одной из функций которых является подготовка информации о поставщиках. Такой информацией, в частности, может быть оценка финансового положения поставщика по таким показателям, как ликвидность, чистая прибыль, оборачиваемость и др.

Критерии оценки и отбора поставщиков материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными.

В результате проведения процедуры выбора поставщика составляется как список основных поставщиков, так и список дополнитеьных поставщиков.

Воспользоваться вторым списком оказывается целесообразно при возникновении форс-мажерных ситуаций, а так же данный список может помочь при проведении переговоров с основынми поставщиками, т.к. может помочь получить максимально удобные для компании условия, создавая рычаг некоторого давления в связи с наличием у компании других альтернатив и общей осведомленностью ситуацией на рынке.

Подготовка заказа на закупку материальных ресурсов.

Заказ на закупку может быть подготовлен с использованием компьютеризированных систем.

Для этого необходимо первоначально определить потребность (предоставить заказа и заявки на заказ), уточнение потребности (ссылка на стандартный и действующий номер изделия или контракта, детальное описание), определение источников снабжения (сравнение контрактов, список квалифицированных источников), цены и условия (ссылки на открытые контракты, на прошлые цены) и затем, после всей этой подготовительной работы происходит

ПОДГОТОВКА ЗАКАЗА на закупку, заключающаяся в том, что система автоматически генерирует заказ из открытых контрактов и в дальнейшем, по предоставленным данным заполняется стандартная форма заказа.

Таким образом подготовка заказа на закупку занимает немного времени в сравнении с оформлением и подготовкой заказа, выполяемым вручную. При планировании закупки по каждому наименованию товара заполняется специальный рабочий лист. Рабочий лист, в котором представлена информация по товарам, полученным от одного поставщика, может использоваться как проект заказа на поставку продукции. Отдельный рабочий лист заполняется по каждому поставщику. Информация с рабочих листов переносится отдельно по каждому поставщику в заказ полностью или с незначительными изменениями.

При планировании закупок по каждому наименованию товара заполняется специальная карточка. В карточке содержится информация о количестве товарных запасов, минимальном и максимальном объёме заказов, характеристике товаров, объёме ближайшей поставки и т. п. Картотека организуется в последовательности, принятой производителем при группировке выпускаемой продукции. При подготовке заказа нужная информация извлекается из карточки и переносится в заказ.

Другим вариантом такой картотеки является рабочий журнал, который ведётся закупочным агентом по каждой единице товара и отдельно по поставщикам. Журнал содержит те же данные и может также использоваться для подготовки заказа.

Заказ продукции осуществляется из различных источников. Учётные документы позволяют определить источник поступления продукции. Для товаров, имеющих двух или нескольких поставщиков, заводятся отдельные карточки, позволяющие сравнивать и анализировать содержащуюся в них информацию. Выбор поставщика является составной частью работы по планированию закупок.

Данные рабочего листа или карточки берутся за основу при подготовке заказа. После завершения работы по формированию заказа следует тщательно проверить каждую внесенную в него позицию.

Подготовка заказа на поставку может осуществляться вручную и автоматически. Ручной метод подготовки заказа трудоёмок и имеет ряд существенных недостатков. Компьютерный метод позволяет избежать кропотливой ручной работы по составлению заказа, значительно экономит затраты труда и времени, обеспечивает скорость и точность подготовки заказа.

Большинство оптовых предприятий используют при составлении заказа унифицированную форму. В ней каждому реквизиту отводится соответствующее место. В форме заказа указывается: наименование и адрес заказчика, адрес отгрузки говара, дата заказа, метод транспортировки, условия оплаты, объём поставки по каждому наименованию товара, характеристика продукции, единица измерения, цена единицы товара, общая стоимость поставки и другие сведения.

Заказ на закупку может быть написан от руки, либо подготовлен при помощи систем передачи данных. В обоих случаях он будет иметь одинаковую юридическую силу. Во избежание различного рода неточностей и недоразумений предпочтительней представлять заказ в печатном виде. На подготовленном заказе обязательно должна стоять подпись лица, ответственного за данную закупку.

Заказ подготавливается в нужном количестве экземпляров. Оригинал пересылается поставщику. К нему может прикладываться копия: аказа, в которой поставщик по требованию оптовика предварительно до отгрузки продукции по каждому наименованию товара указывает действующие цены. Остальные копии заказа распределяются по функциональным подразделениям внутри оптовой фирмы.

40. Современные методы планирования потребности в продукции: нормативный подход, планирование на основе прогнозов спроса и расхода продукции

Методы определения потребности в материалах:

Нормативный (строится на принципах нормарования, т.е. регламентации допустимого уровня затрат сырья и материалов на изготовление единицы продукции или выполнения единицы работы в определенных социально-экономических условиях)

Прогнозирование с использованием математических методов (регрессионного и корреляционного анализа)

Сопоставление предложения с фактическим спросом (МРП и ТОЧНО ВО ВРЕМЯ).

НОРМАТИВНЫЙ МЕТОД

Нормирование расхода материала – процесс регламентации использования матриалов для производственных нужд. Нормы расхода=допустимый уровень затрат сырья и материалов с учетом социально-экономических условий, плановая технически обоснованная прогрессивная величина.

Нормирование может проводиться в двух аспектах:

Регламентация расхода на производство единицы продукции

Регламентация использования материальных ресурсов на производственные нужды.

В общем виде НОРМА РАСХОДА=ПОЛЕЗНЫЙ РАСХОД+СУММА ОТХОДОВ (используем\неиспользуем.) И ПОТЕРЬ.

Методы разработки норм расхода:

Расчетные =поэлементный расчет нормообразующих элементов(технико=экономические нормы)

Опытные (замеры полезного расхода, потерь, отходов),

Расчетно-статистические (фактические расходы МР за предшествующий период).

МАТЕМАТИЧЕСКОЕ ПРОГНОЗИРОВАНИЕ (учет спроса, рыночных условий, экономического размера заказа, количества требуемого продукта).

Экстраполяция динамических рядов (ретроспективная инф, адаптивная модель динамического ряда, параметры сглаживания, расчет прогноза,оценка),

Регрессионный анализ,

Статистическое моделирование

СОПОСТАВЛЕНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ С ФАКТИЧЕСКИМ СПРОСОМ – устранение ошибок прогноза

МРП (анализ технологического процесса по каждому продукту – определение валовой потребности – определение чистой потребности – заказ с учетом времени выполнения заказа, доставки, периодичности поставки)=упреждающая закупка МР,

ТОЧНО ВО ВРЕМЯ (реорганизация процессов, устранение запасов, доставка чаще и меньшими партиями, повышение эффективности,Ю устранение отходов).

В процессе подготовки бюджета планы продаж и производства трансформируются в показатели доходов и расходов подразделений. Чтобы каждый из отделов смог реализовать намеченные цели, нужно закупить материалы, уложившись в план затрат. Для этой цели формируется бюджет закупок.

Модель организации закупок №1

Первым делом следует определить цель создания отдела закупок. Исходя из специфики товара и количества поставщиков формирует отдел из 2-5 человек (на одного менеджера максимум 7 поставщиков). Каждый из них отвечает за сроки поставок, состояние запасов, оплаты, выполнение договоров. Работа отдела не может осуществляться только по заданию руководителя. Подразделение создается для реализации плана продаж, который составляется на месяц, квартал и год. За его выполнение плана предусмотрена премия:

основной доход: 40% для менеджера, 60% - для руководителя;
бонусы: 50% - для менеджера, 30% - для руководителя;
премия - 10%.

Бонусы менеджерам начисляются по показателям труда:

поставка в срок;
объем неликвидного товара;
средняя оборачиваемость запаса.

Для премирования можно использовать и качественные показатели, например, коэффициент сервиса, то есть количество товаров в заявке, которая может быть удовлетворена сразу.

Модель организации закупок №2

Данная схема отличается от предыдущей тем, что на основе плана продаж руководитель отдела рассчитывает бюджет закупок. То есть создается отдельный центр финансового контроля внутри подразделения. Осуществляется более эффективный отбор менеджеров, так как учитываются расходы на логистику и условия поставки. Все сотрудники заинтересованы в выполнении плана закупок, а значит, и развитии фирмы. В свою очередь, руководство сможет сократить схему с откатами к минимуму.

На построение первой модели работы потребуется 1,5-2 месяца. Задача директора сводится к подбору персонала с опытом работы. Во втором случае на построение отдела потребуется 6-18 месяцев. Основная проблема заключается в психологической работе. Директору нужно превратить сотрудников в отдельных бизнесменов. Не каждый может справиться с такой ролью.

Оперативное планирования

Оперативный бюджет отражает плановые операции на год для сегмента или конкретной функции предприятия. Он разрабатывается во всех центрах ответственности, а затем объединяется в один консолидированный бюджет. Составление документа можно рассматривать как бухгалтерский и управленческий процесс. Разница заключается в том, что отчет отражает деятельность предприятия в будущем, а не фиксацию предыдущих событий. Он состоит из бюджетов закупок, продаж, административных, производственных расходов. Рассмотрим каждый из этих элементов.

Продажи

Объем продаж и его структура определяют характер деятельности предприятия. Поэтому одним из первых составляется план продаж. При его подготовке нужно учитывать не только продажи за предыдущие периоды, но и анализировать факторы, которые могут на них повлиять (сезонность, акции и т.д.).

Бюджет продаж составляется с учетом уровня спроса, географии сбыта, покупателей. Он включает в себя плановый уровень выручки, который можно отразить в бюджете денежных средств. Но расчет этого показателя вызывает трудности, так как действиями клиентов предприятие управлять не может. Плановая сумма расходов рассчитывается исходя из деятельности организации. Ее проще всего посчитать. Продажи, как бизнес-процесс имеют большое значение. Для организаций, которые занимаются сбытом продукции, погрешность в расчетах задает именно план продаж. Если он составлен некорректно, то это повлияет на все остальные сферы деятельности.

Производство и запасы

План выпуска продукции составляется исходя из объема продаж. Он учитывает также производственные мощности, изменение величины запасов и бюджет закупок. Расчет осуществляется по такой формуле:

Выпуск продукции = запас на конец периода + объем продаж - запас на начало периода.

Объем производства рассчитывается исходя из особенностей изготовления продукции.

Общепроизводственные расходы - это те, которые связаны с изготовлением продукции. При этом отдельной строкой учитываются затраты на оплату труда двумя частями: фиксированная и сдельная (премии сотрудников, исходя из выполнения плана производства).

Бюджет коммерческих, административных затрат

Коммерческие расходы - это все затраты, связанные со сбытом, продвижением товаров. Их объем зависит от решений в сфере менеджмента. Решение об изменении площади помещений повлияет на затраты, связанные с хранением товаров. Сумму переменных расходов формирует комиссионное вознаграждение, затратами на упаковку, обработку, транспортировку. Все остальные постоянные расходы относятся к административным.

Бюджет закупок

План закупок по видам товаров или по поставщикам показывает, сколько продукции должно приобрести предприятие у внешних и внутренних поставщиков. Формирование бюджета закупок осуществляется исходя из плана продаж, уровня запасов, загруженности производства, сроков и порядка погашения кредиторской задолженности.

Закупки = плановый объем использования + уровень запасов на конец периода - запасы на начало периода.

Запасы на производство

Потребность в постоянных производственных материалах определяется расходами на ремонт оборудования, планом строительства и подготовки новых изделий. Часто экономисты совершают ошибку, игнорируя эти расходы при составлении бюджета.

Плановая сумма расходов зависит от вида ресурсов и способов их потребления. Бюджет формируется исходя из норм расхода ресурсов на производстве, в хозяйственных центрах и потребности в основных средствах. Первая статья рассчитывается путем умножения планового объема производства на нормы. Эта потребность корректируется на складские остатки и нормативы запасов. Так формируется бюджет закупок в натуральном выражении. Чтобы привести его в стоимостное выражение, нужно умножить на плановую цену.

Пример

Металлургический завод планирует изготовить 3000 т продукции в следующем году. Для этого потребуется медь и кислота олеиновая. Норма расхода на 1 т: меди - 0,06 кг, кислоты - 0,0058 л. Остаток меди на начало года - 100 кг, а на конец - 50 кг. Цена на сырье составляет 4 500 руб. /т. меди и 10 000 руб. / литр кислоты.

Потребность на год:

3000 * 0,006 = 180 кг меди
3000 * 0,0058 = 17,4 литра кислоты

Плановый объем закупки:

(180 кг / (100 - 50)) * 4500 = 1 035 000 руб. - на медь.
(17,4 * 10 000) = 174 000 руб. - на кислоту.

Запасы на АДХ

Планирование бюджета закупок в административно-хозяйственной деятельности (АХД) осуществляется иначе. Номенклатура товара очень широкая (от канцелярских принадлежностей до материалов для ремонта офиса), а нормы расхода отсутствуют. Определить потребность в запасах можно тремя способами:

Использовать заявки структурных подразделений. Служба снабжения собирает заявки, обрабатывает, оценивает остатки, актуализирует цены и рассчитывает бюджет.
Установить нормативы запасов по самым популярным товарам, например, канцелярским принадлежностям, моющим средствам. Бюджет рассчитывать исходя из имеющихся запасов.
Установить лимит закупок запасов для АХД в процентах от стоимости основных материалов.

Особое внимание следует уделить составлению складских запасов на предмет выявления сверхнормативных ресурсов. При формировании бюджета закупок такие материалы следует корректировать в сторону уменьшения. Особенно в том случае, если поставка не осуществляется с ограничениями.

Функции бюджета закупок

Бюджет — это инструмент планирования, который указывает пути использования ресурсов с учетом возможностей. Это также средство контроля и оценки результатов деятельности путем сравнения плановых и фактических показателей.
По структуре и степени выполнения бюджета закупок можно оценить работу менеджеров. Организации используют их для оценки работы управляющих подразделений.
Бюджет отдела закупок может выполнять мотивационную функцию, если содержит у цели деятельности. Например, отдел получил задание закупить сырье на полмиллиона рублей на условиях постоплаты. Если цель будет достигнута, то руководителю и его замам будет начислена премия, которая увеличит расходную часть бюджета в следующем периоде.
Сотрудник должен понимать, какие задачи перед ним ставятся. Если цели развития организации держатся в секрете, то они не будут достигнуты. В этом смысле бюджет формирует коммуникационную среду в коллективе, а также между сотрудниками и подчиненными.

Работа с тендерами

С целью формирования бюджета закупок материалов можно проводить тендеры - находить самых лучших поставщиков товаров определенной категории. По данным нормативных документов разрабатывается стратегия распределения материалов по группам, качественным показателям и классифицируются контрагенты. Формируется тендерный лист с предложениями поставщиков. По заданным критериям оценки автоматически определяется "победитель". Далее ведется работа по заключению договора и формированию бюджета закупок.

Варианты закупок:

Одной партией. Упрощается процесс подготовки документов, но организации потребуются большие складские помещения для хранения запасов. Увеличивается риск потерь вызванный порчей продукции.
Мелкими партиями. Быстрая оборачиваемость капитала и уменьшение площадей для хранения товара.
По мере необходимости. Товар поставляется по счетам (без заключения договора) мелкими партиями на условиях полной предоплаты.

Контролирование закупок

С целью осуществления контроля за выполнением бюджета, закупки могут рассчитываться по центрам финансовой ответственности. При этом планирование осуществляется на двух уровнях:

Перспективное управление - формирование потребности в материалах на год с разбивкой по кварталам/месяцам. После формирования годового плана осуществляется выбор поставщиков и заключение длительных контрактов.
Календарное управление - формирование месячных и декадных/недельных планов по закупке с целью бесперебойного снабжения предприятия конкретным сырьем. Это детализация годового плана.

Расчет потребности материалов на производство с учетом текущих остатков, ожидаемых поступлений и страховых запасов.
Потребность корректируется по заказам, изделиям и разрешенным заменам.
В случае изменения планов производства корректируется бюджет закупок.
Формируется график доставки сырья и план платежей поставщикам.
При невозможности выполнить поставку выполняется возврат на шаг назад и выбор нового поставщика. Если нет возможности поменять поставщика, инициируется изменение заготовки или марки материала.

Вот как составить бюджет закупок.

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения товара с рынка закупок до складов предприятия. Бюджет закупок - это количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до определенного периода, обычно показывающий планируемую величину расхода, которые должны быть понижены в течение этого периода. Процесс составления бюджетов - один из важнейших в системе планирования и контроля в управленческом учете. Бюджет может иметь бесконечное количество видов и форм, в случае с формированием бюджета закупок от поставщиков принимает вид как в натуральных единицах, так и в денежных.

Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, в каких именно товарах будет нуждаться предприятие, составить план закупок, на его основании составит план-график отгрузок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

анализ и определение потребности, а именно прогнозы и планы продаж товара, анализ продаж предыдущего периода
анализ поставщиков, его возможности, территориальное расположение, договорные обязательства.
Условия транспортировки.

Чтобы определить потребность в товарах на следующий 2014 год, достаточно выгрузить планы и прогнозы продаж помесячно из Кис-Интегратор по определенному товару, в разрезе по поставщику.
А для формирования этой потребности необходимо проанализировать продажи предыдущего периода с учетом всех аналогов, данные можно взять из отчета по продажам «Структура и динамика оборота» в себестоимости и количестве.
Имея данные о ежемесячной потребности товара в количестве, максимально возможном объеме в транспортном средстве, и нормы палетной упаковки можно сформировать количество поставок от поставщика. К примеру, в стандартную 20-тонную еврофуру, можно единоразово отгрузить 22 длинномерных палет, таких как подоконники, чтобы определить количество прогноза товара в палетах нужно разделить прогноз продаж на норму палетной упаковки.
Рассмотрим пример формирования бюджета закупок и графика отгрузок подоконников от прямого поставщика на склад филиала, имея данные за прошлый год и прогноз на следующий.

Текст заголовка	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь	ИТОГО
продажи 2013 евро	1587	6506	13937	16629	24919	16942	22760	30717	33642	25919	0	0	193568
планы продаж 2014 евро	3877,32	6471,42	10685,4	17841	1967,2	21801,6	22701,6	24224,4	23257,2	15084,6	10940,7	5731,62	182274,06
продажи 2013 шт	240	1092	2412	3648	4975,5	3514,5	5213,7	6938,5	7553,3	5066,5	0	0	40654
прогнозы 2014 шт	888	1668	2550	4200	4620	5400	5760	6060	5820	3990	2760	1470	45186
количество палет 2014 шт	3,16	5,49	8,94	14,89	16,22	18,33	19,33	21	19,89	12,94	9,22	4,77	154,19
количество ед (фура, конт) 2013	0	0	0	0	1	0	0	2	1	1	0	0	5
Количество ед (фура, конт) 2014	0	1	0	1	1	1	1	1	1	0	1	0	8
Бюджет закупок 2013	0	0	0	0	20	10	30	10	15	9	0	0	95462,74
бюджет закупок 2014 евро	0	21034,14	0	17841	19657	21802	22701	24224	23257	0	26025,3	0	176541,44
бюджет закупок 2014 транспорт с НДС руб.	0	78000	0	78000	78000	78000	78000	78000	78000	0	0	0	546000

Из таблицы видно, что первая фура в количестве 22 палет сформируется путем сложения потребности января, февраля и марта. При условии, что остатков на конец декабря нет, фура нужна будет в январе для обеспечения потребности по нормам запаса первых месяцев 2014 года.

Таким образом, сделав анализ ежемесячной потребности, получаем количество транспортных единиц необходимых на период, а значит и сформировать график отгрузок по прямым поставкам, бюджет закупок и бюджет транспортных расходов.

Также необходимо помнить, составляющую норму запаса при простановке прогнозов от прямых поставщиков. В случае если, изменяются какие-либо внешние условия, скорректировать норму запаса на филиале можно с помощью упреждающего запаса и времени в пути от поставщиков.

к.э.н., директор по науке и развитию ЗАО "КИС"

Формирование бюджета закупок

Для оценки эффективности и целесообразности выбранных направлений деятельности на предстоящий период формируются операционные и финансовые бюджеты предприятия . Важным условием бесперебойной работы предприятия является качественное планирование и полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах.

Бюджет закупки формируется как план службы материально-технического снабжения и определяет потребность в приобретении сырья, материалов, комплектующих в натуральном и стоимостном выражении в планируемом периоде:

план закупок в натуральном выражении предназначен для определения необходимого объема и ассортимента материальных ресурсов;
бюджет расходов на приобретение материалов позволяет оценить стоимость предполагаемых расходов предприятия.

Рис.1 Бюджет закупок (в натуральном выражении)

Источником информации для построения бюджета закупок являются следующие данные:

потребность в основных материальных ресурсах, полученная при формировании плана производства,
уровень остатков материальных ресурсов на начало планируемого периода,
уровень нормативов запасов материальных ресурсов,
сводные заявки на ненормируемые материалы для осуществления производственно- хозяйственной деятельности, предложения поставщиков,
цены на все виды материальных ресурсов.

Потребность в материалах для выполнения производственной программы рассчитывается на основании предполагаемого объема производства и обоснованных норм расходования материальных ресурсов:

Рис.2 Формула расчета потребности в материалах для производства

Vвп - объем валового выпуска конкретного продукта,

Ni - норма расхода материала на единицу продукции,

m- количество продуктов.

Для некоторых промышленных предприятий переменные затраты на производство продукции могут являться лимитирующим фактором . В случае невозможности полного обеспечения основными материальными ресурсами происходит корректировка объема выпускаемой продукции и пересмотр бюджета продаж .

Потребность в постоянных материальных затратах на производство и реализацию продукции определяется коммерческими расходами, плановыми работами по ремонту и эксплуатации оборудования, зданий и сооружений, планов капитального строительства и подготовки производства новых изделий. При составлении бюджета предприятия обычно считается, что данная потребность не влияет на выпуск продукции и может быть приобретена, как у определенного поставщика, так и на свободном рынке.

Особое внимание при составлении бюджета закупок уделяется состоянию складских запасов с целью определения сверхнормативных ресурсов. Норматив оборотных средств по запасам исчисляется на основании их среднедневного расхода и средней нормы запаса в днях.

В бюджете закупок потребность в материалах корректируется на величину складских запасов и увеличивается на объем опережающих закупок, обусловленных ограничениями поставки. Учитывая специфику производства, при согласовании планов объема выпускаемой продукции и времени, определяется потребность в расходовании материальных ресурсов с учетом срока обеспечения и незавершенного производства.

Общий объем закупок рассчитывается по формуле:

Рис.3 Формула расчета общего объема закупок

дельта Vскл- прирост складских запасов материалов,

дельта Vнзп -прирост материалов для изменения незавершенного производства,

Vупз - потребность в материалах для условно-постоянных затрат предприятия,

Vбуд - объем опережающих закупок для удовлетворения будущих потребностей.

Как правило, для проведения анализа плановых показателей и осуществления контроля исполнения, бюджет закупок может группироваться по центрам финансовой ответственности, калькуляционным статьям затрат, видам материалов, поставщикам и структурным подразделениям.

Рассчитанный общий объем закупок конкретного материала за период распределяется по поставщикам в соответствии с приоритетностью контрактов и предложениями поставки. В случае ограниченности предложения в ресурсах у наиболее приоритетного поставщика, происходит анализ возможности следующих контрактов.

Бюджет закупок в стоимостном выражении рассчитывается по каждому контракту путем умножения количества материала на его цену. Если контракт с поставщиком имеет специфический характер поведения цены, отличный от установленного темпа роста цены материала, то используются контрактные цены. Возможно, применять базовые цены материалов с учетом динамического изменения - инфляционного (среднестатистического) индекса.

Рис.3 Бюджет закупок (в стоимостном выражении)

Формула для вычисления объёма закупок выглядит следующим образом:

Объём закупок = объём использования + запасы на конец периода - запасы на начало периода

План затрат и времени на определенный период, которые необходимы для обеспечения материальных потребностей предприятия, предусмотренных бюджетом, в разрезе материалов

Для оценки эффективности и целесообразности выбранных направлений деятельности на предстоящий период формируются операционные и финансовые бюджеты предприятия. Важным условием бесперебойной работы предприятия является качественное планирование и полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах.

Бюджет закупки формируется как план службы материально-технического снабжения и определяет потребность в приобретении сырья, материалов, комплектующих в натуральном и стоимостном выражении в планируемом периоде:

план закупок в натуральном выражении предназначен для определения необходимого объема и ассортимента материальных ресурсов;

Источником информации для построения бюджета закупок являются следующие данные:

1) потребность в основных материальных ресурсах, полученная при формировании плана производства,

2) уровень остатков материальных ресурсов на начало планируемого периода,

3) уровень нормативов запасов материальных ресурсов,

5) цены на все виды материальных ресурсов.

Потребность в материалах для выполнения производственной программы рассчитывается на основании предполагаемого объема производства и обоснованных норм расходования материальных ресурсов: Как правило, для проведения анализа плановых показателей и осуществления контроля исполнения, бюджет закупок может группироваться по центрам финансовой ответственности, калькуляционным статьям затрат, видам материалов, поставщикам и структурным подразделениям. Рассчитанный общий объем закупок конкретного материала за период распределяется по поставщикам в соответствии с приоритетностью контрактов и предложениями поставки. В случае ограниченности предложения в ресурсах у наиболее приоритетного поставщика, происходит анализ возможности следующих контрактов. Бюджет закупок в стоимостном выражении рассчитывается по каждому контракту путем умножения количества материала на его цену. Если контракт с поставщиком имеет специфический характер поведения цены, отличный от установленного темпа роста цены материала, то используются контрактные цены. Возможно, применять базовые цены материалов с учетом динамического изменения - инфляционного (среднестатистического) индекса. Составление бюджета закупок и запасов начинается со сбора необходимых данных. К таковым относятся:

1) Объёмы продаж (ед.)

2) Закупочные цены на период

3) Ставки НДС

4) Нормы запасов товаров и материалов (%)

5) План расхода материалов (ед.)

6) Процент оплаты поставки текущего периода в этом же периоде

7) Стоимость поставки за период

8) Оплата поставок предыдущего периода (%)

9) Задолженность к погашению в текущем периоде (%)