Функциональная структура системы босс референт. Информатизация и образование. Надежное хранение и предотвращение потерь документов, в том числе в результате форс-мажорных обстоятельств, а значит, снижение юридических и экономических рисков

"БОСС-Референт" -- система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, созданная в 1996 году, в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи. В настоящее время "БОСС-Референт" является лидирующей СЭД на российском рынке.

"БОСС-Референт" используют многие органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, как крупные холдинги с большим количеством филиалов, так и малые организации.

Использование СЭД "Босс-референт" помогает в решении следующих задач управления:

1) организация эффективной работы с договорами;
2) создать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
3) автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
4) обеспечить надежный контроль исполнения руководительских поручений;
5) повысить эффективность работы с заявками и обращениями;
6) реализовать проектный документооборот и возможность более сплоченной коллективной работы;
7) наладить управление документами в рамках системы высокого качества менеджмента.

Так же данная система включает в себя функциональные возможности, позволяющие реализовать:

- поддержку процессов согласования задач:
- контроль исполнения поручений руководства:
- работу с входящей и исходящей документацией.

СЭД "БОСС-Референт" обладает рядом уникальных преимуществ, как коммерческих, так и технологических, способных обеспечивать лидерство данной системы на российском рынке решений для управления документами. Отвечая потребностям крупных и небольших организаций любых отраслей, система позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы.

Преимущества системы БОСС-Референт

1) Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
2) Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
3) Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
4) Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
5) Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
6) Простота освоения пользователями.
7) Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
8) Удобный интерфейс.

Основные функции СЭД "Босс-референт":

1) Документационное обеспечение принятия решений:
2) Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
3) Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
4) Подстрока регламентов в ходе их использования "на лету".
5) Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
6) Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
7) Работа с версиями и редакциями документов.
8) Обработка входящих и исходящих документов:
9) Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов "по вопросу".
10) Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
11) Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

12) Контроль исполнительской дисциплины
13) Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям и мн.др.

Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

1.1. Назначение системы «босс-Референт»

Главными результатами внедрения системы являются :

Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт

Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

Простота освоения пользователями.

Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Функциональность системы

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

Документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;

Контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;

Работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции

Документационное обеспечение принятия решений:

Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями. Регламент - документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).

Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.

Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».

Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.

Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.

Работа с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов:

Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».

Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Резолюция (лат. resolution - решение, разрешение) - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией.

Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

Контроль исполнительской дисциплины.

Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.

Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.

Контроль сроков и работ по выполнению поручений.

Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов. Мониторинг - процесс наблюдения и регистрации данных о каком либо объекте на неразрывно примыкающих друг к другу интервалах времени, в течение которых значения данных существенно не изменяются.

Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.

Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.

Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.

Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

Функциональная структура системы БОСС-Референт

Системы сканирования и распознавания текста

Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). FineReader - система оптического распознавания символов, разработанная российской компанией ABBYY . CuneiForm (англ. cuneiform кьюниформ - клинопись), Cognitive OpenOCR - свободно распространяемая открытая система оптического распознавания текстов российской компании Cognitive Technologies. Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему. Интеграция - восстановление, восполнение, сплочение, объединение политических, экономических, государственных и общественных структур в рамках региона, страны, мира.

БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:

Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов

Использование сетевых сканеров для рабочих групп

Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.

Назначение системы БОСС-Референт

Главными результатами внедрения системы являются:

- Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
- Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
- Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт

- Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
- Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
- Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
- Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
- Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
- Простота освоения пользователями.
- Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Функциональность системы

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

- документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
- контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
- работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Автоматизируемые функции

- Документационное обеспечение принятия решений:
- Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
- Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
- Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
- Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
- Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
- Работа с версиями и редакциями документов.
- Обработка входящих и исходящих документов:
- Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
- Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
- Поддержка сложных регистрационных номеров.
- Обеспечение работы нескольких канцелярий.
- Контроль исполнительской дисциплины.
- Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
- Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
- Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
- Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.
- Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
- Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
- Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
- Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

Функциональная структура системы БОСС-Референт

Дополнительные возможности

Генератор отчетов Report"sMan

Генератор отчетов Report"sMan для Lotus Notes (разработка компании Аплана) обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота БОСС-Референт.

Report"sMan может быть подключен к любым базам данных Lotus Notes любого дизайна. Он работает с произвольными параметрами при формировании отчетов и выполняет автоматическую обработку макросов. Генератор отчетов позволяет хранить образцы отчетов для их последующего повторного использования, а также экспортировать отчеты в MS Excel, MS Word, HTML и PlainText.

Для потенциальных партнеров и пользователей программы Report"sMan, компания Аплана предоставляет возможность поработать с ней в тестовом режиме в течение одного месяца.

Системы сканирования и распознавания текста

Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.

- Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
- Использование сетевых сканеров для рабочих групп
- Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.

Факс-сервер Extra Fax

Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик с помощью встроенной биллинговой системы, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.

Пользователи могут работать с сервером ExtraFax посредством стандартного клиента Lotus Notes, любого веб-браузера или осуществлять «печать документов на факс» из любого Windows-приложения при помощи драйвера ExtraFax Print-to-Fax.

Настройки клиентского места, которые можно делать через стандартный клиент Notes и через Internet, позволяют выбирать "шапки" факсов, а также отправлять сообщения по расписанию и с учетом приоритетов. При печати документов из Windows-приложений для выбора адресата могут использоваться адресные книги, лежащие на сервере Domino.

Весьма удобны для пользователей: единый механизм для рассылки факсов и электронной почты, возможность отправки документов из среды Windows на факс одним нажатием правой кнопки мыши, а также автоматически направляемые оповещения о результатах отправки факсов. Организовать групповую работу с факсами позволяют маршрутизация входящих сообщений, настройка индивидуальных и коллективных "шапок" факсов и встроенная биллинговая система. Программа предоставляет возможность разграничить права доступа с факсами – на работу с факсами (создание, чтение, удаление, пересылка и пр.) и на отправку факсов по междугородним или международным линиям.

Состав системы

Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:

- "железо" (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"
- технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой
- система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.

Технологические особенности

1. Поддержка работы территориально-распределенных организаций

Архитектура системы позволяет развернуть систему на нескольких независимых структурах лотусовых серверов и, в частности, организовать работу на сложнейшей конфигурации серверов Lotus Domino R6.5X - в топологии "двухуровневая звезда". Два радиальных сервера, относящиеся к одному родительскому серверу и "видящие" его, могут обмениваться пакетами информации напрямую.

2. Поддержка реальной распределенности

Отличительная особенность системы состоит в поддержке процедур управленческого документооборота и делопроизводства в территориально-распределенных организациях.

- Система автоматически направляет: а) всем участникам процесса согласования копии проекта согласуемого документа, б) ответственному за подготовку документа (принятие решения) визы и замечания участников согласования, дополнительные документы.
- После завершения согласования система обновляет статус документа и информирует об этом всех участников процесса согласования.
- Этап ознакомления завершается автоматической отправкой документа (и всех его копий) в архивные базы.

В любой момент времени все сотрудники, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями, имеют информацию о статусе документа, а также могут просмотреть информацию, относящуюся к вопросу - сформированные в ходе согласования замечания, поручения и др.

3. Оперативность и надежность передачи данных

При передаче данных в распределенной структуре используются принципиально новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных территориях (серверах). В БОСС-Референт v.3 механизм репликации используется только для синхронизации справочных и словарных данных. Для передачи функциональных данных, нередко образующих связки документов (речь идет о наборе файлов, поручений, виз согласования, ознакомления и т. п., относящихся к конкретной карточке документа), используется механизм прямой передачи данных через сокетное соединение XML-пакетом.

Данный механизм, лежащий в основе процессов согласования и ознакомления документов в распределенной среде, обеспечивает: 1) гарантированную и экономную доставку (только на необходимые сервера) связок документов всем участникам работы над документом, 2) снижение нагрузки на каналы передачи данных и 3) существенное упрощение администрирования системы: не нужно выполнять сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации.

4. Поддержка сложных организационных структур

Система поддерживает продуманные механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещений. Механизм совмещения должностей является ключевым для использования СЭД в организациях, где помимо функциональных подразделений имеют место проектные образования. Для каждого сотрудника задается перечень ролей по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых он участвует. Обрабатывая конкретный документ, пользователь получает и обрабатывает документы в соответствии с его ролью в подразделении, которое указано в документе.

5. Работа с версиями и редакциями документов

Карточки документов и вложенные файлы хранятся в разных базах данных. Это сделало возможным реализовать механизм работы с версиями и редакциями документов, широко используемый на этапах согласования, подписания и утверждения документов.

6. Гибкость системы

Средства системы, включая механизм workflow, позволяют быстро модифицировать существующие схемы прохождения документов, а также быстро реализовывать документооборот по новым бизнес-процессам, связанным с обработкой документов. С помощью строительных кубиков системы можно быстро реализовать, например, обработку документов, необходимых для принятия решения о целесообразности проведения рекламных акций, выделения кредита (в банках) и т. д.

7. Отказоустойчивость

БОСС-Референт поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов - основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер (при новом открытии баз данных). При восстановлении основного сервера обратное переключение пользователей осуществляет администратор.

8. Производительность

Высокую производительность системы в ситуации динамичного роста объемов данных обеспечивает механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере, где он был создан, с одновременным автоматическим сохранением архивной копии на других серверах. Высокая производительность достигнута и за счет раздельного хранения "легких" карточек документов и вложенных в них файлов, а также доступа к последним программными средствами.

9. Web доступ

Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы - средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупить клиентские лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.

10. Удобство администрирования

Платформа Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в дочерние структуры организации. Имеются механизмы, которые позволяют делать обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации за ночь. Для облегчения работ по ведению списков сотрудников реализована интеграция системы с LDAP-каталогами.

БОСС-Референт, разработчик - компания АйТи

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства . Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…»

Главными результатами внедрения системы являются:

Повышение управляемости организации;

Новый уровень исполнительской дисциплины;

Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия;

Повышение скорости принятия решений;

Создание условий для обмена знаниями и информацией;

Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт :

Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

Поддержка сложных маршрутов согласования документов;

Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

Наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

Простота освоения пользователями;

Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Optima Workflow, разработчик - компания Оптима

Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, ти-ражирования и хранения документов или иных ин-формационных объектов, а также для автоматиза-ции основных процедур современного делопроиз-водства и организации документооборота. В сос-тав системы Optima Workflow входят пять програм-мных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос-ти от методов организации процессов документо-оборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

Централизованное хранение документов в электронном виде;

Формализацию процедур создания и обработ-ки документов;

Наличие case-подобного графического редак-тора для описания процессов движения доку-ментов и технологических операций на этапе работы с ними;

Единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Конт-роль за исполнением документа реализован следующим образом: созда-ется специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз-накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас-сылается в адрес всех упомянутых в докумен-те контролеров, исполнителей и соисполните-лей. Уведомления рассылаются по электрон-ной почте MS Outlook/Exchange.

Система Optima Workflow содержит инструмен-ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра-ботки, настраиваемые на специфику организа-ции, и не предлагает каких-либо стандартных про-цедур.

Информации о наличии сертификата соответ-ствия ГСДОУ нет.

БОСС-Референт - система класса ECM на платформе IBM Lotus
БОСС-Референт 2010 - система класса ECM на платформе Microsoft SharePoint Server 2010
БОСС-Референт 4J - cистема электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на платформе JBOSS
БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот - система централизованной обработки и хранения финансовых документов

Число сотрудников Сайт

www.boss-referent.ru

Компания БОСС-Референт – российская компания, занимающаяся разработкой систем управления корпоративной информацией: систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, ECM-систем .

История компании

Компания БОСС-Референт была образована в 2008 году в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи . Дочерней компании были переданы права на доработку и продажу системы БОСС-Референт, созданной в 1996 году на платформе IBM Lotus. До этого правообладателем продукта являлась компания Аплана, также входящая в группу компаний АйТи. В 2010 году под маркой БОСС-Референт были представлены еще несколько ECM-систем. На платформе IBM FileNet система БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент и на платформах других производителей: БОСС-Референт 2010 на платформе Microsoft SharePoint и БОСС-Референт 4J на платформе JBOSS.

Профиль компании

В настоящий момент компания отвечает за производство, развитие и маркетинговое продвижение продуктов под маркой БОСС-Референт, поддержку партнеров и пользователей решения. Распространение и внедрение системы осуществляется силами партнеров компании.

Программные продукты : БОСС-Референт, БОСС-Референт 2010, БОСС-Референт 4J, БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент

Дополнительные модули : АРМ-руководителя, iРеферент

Программные продукты

БОСС-Референт

Система класса ECM, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота компании и построения систем управления корпоративным контентом. Создана на платформе документоориентированной IBM Lotus.

Решаемые задачи:

работа с договорами
контроль исполнения поручений руководителей
работа с заявками
проектный документооборот и коллективная работа
работа с обращениями граждан
архивное хранение электронных документов
интеграция с порталами с информацией о госуслугах

БОСС-Референт имеет достаточно высокий уровень функциональности по всем направлениям работы с документами, масштабируемости и стабильности в работе. При этом внедрение происходит быстро, а интерфейс позволяет сотрудникам оперативно включиться в работу. Система ориентирована на крупные организации и имеет большие возможности для адаптации под нужды компании. При построении СЭД в территориально-распределенных компаниях, все участники получают полнофункциональную систему. Схема лицензирования проста и прозрачна.

БОСС-Референт 2010

Система класса ECM, разработанная на основе платформы Microsoft SharePoint Server 2010. Позиционируется как система нового уровня взаимодействия с пользователем. Приоритет в этой системе отдается удобству работы с ней для всех категорий пользователей при помощи универсального клиента.

БОСС-Референт 2010 поддерживает возможности коллективной работы с документами и неструктурированной информацией, контроля над информационными потоками, в том числе генерируемой с помощью технологий Enterprise 2.0. Клиентская часть может быть интегрирована с другими корпоративными приложениями. При этом доступ к их данным обеспечивается через единый интерфейс.

Решаемые задачи:

обработка больших объемов информации в удобном формате
обеспечение контроля исполнения поручений
возможность эффективной коллективной работы (технологии web 2.0, мобильность)
организация дискуссий и чатов по документам и темам

БОСС-Референт 4J

Система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации работы канцелярии и контроля исполнительской дисциплины. При ее разработке максимально учитывались требования органов власти к функционалу СЭД. БОСС-Референт 4J создана на СПО-платформе JBoss компании RedHat.

Это одна из немногих систем на Российском рынке, которая создана на СПО-платформе и поставляется с открытым кодом. СУБД системы так же имеет открытый код. Это может быть важно для организаций, которые предъявляют большие претензии к безопасности внутренней информации и профилактике ее утечки.

Система является веб-приложением. Работа осуществляется через веб-браузеры Explorer или FireFox.

Решаемые задачи:

контроль исполнения поручений
работа с договорами
работа с нормативной документацией
интеграция СЭД с системой межведомственного электронного документооборота
работа с обращениями граждан
создание основы для комплексной информационной системы типа «электронное правительство»

БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент

Система централизованной обработки и хранения финансовых документов. Была разработана на платформе FileNet корпорации IBM. Решает задачи автоматизации и упрощения работы централизованной бухгалтерии.

Решаемые задачи:

доставка финансовых документов из отдаленных подразделений в центральную бухгалтерию
единый централизованный архив электронных копий финансовых документов
доступ сотрудников к финансовым документам из различных учетных систем

Функции:

Ввод первичной финансовой документации
Обработка документации в центральной бухгалтерии
Размещение в электронном хранилище документов
Синхронизация данных с учетными системами
Миграция данных в СЭД
Полнотекстовый поиск

Положение на рынке

По данным исследования компании DSS Consulting компания БОСС-Референт входит в пятерку лидеров среди компаний-разработчиков СЭД. По общему числу внедрений и динамике новых проектов на 5 месте. По количеству рабочих мест на 3 месте. По динамике прироста рабочих мест на 2 месте.

Большая часть реализованных лицензий БОСС-Референт приходится на продолженные проекты в Федеральной налоговой службе России (ФНС) и компании МТС, а также в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр). Система БОСС-Референт относится к классу систем-надстроек на платформах. По данным DSS уже несколько лет система БОСС-Референт удерживает первое место в этом классе.

Основными заказчиками компании БОСС-Референт являются федеральные и региональные органы власти, государственные предприятия, компании топливно-энергетического комплекса и химической промышленности.

Основные пользователи системы

Федеральная налоговая служба России
НК Роснефть
Башнефть
ФосАгро
ГазпромНефть
Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр)
Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор)
Правительство Воронежской области
Администрация Псковской области
Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг (МБУ "МФЦ") г.Волгограда

Партнерская сеть

Офис компании БОСС-Референт расположен в Москве. Филиальной структурой компания не располагает. Партнеры БОСС-Референт присутствуют практически во всех регионах России, а также в Украине и Казахстане.

Критика продуктов

Основная критика приходится на самый старый продукт компании – БОСС-Референт на Lotus.

Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.

На другие системы найти отрицательных отзывов не удалось. Возможно, это объясняется тем, что они были представлены недавно.