Оператор эдо плюсы и минусы. Электронный документооборот: плюсы и минусы. Электронный документооборот в государственных закупках

Всё чаще компании решают внедрить электронный документооборот. Что это такое и зачем это нужно?

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан.

ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.

2. Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций - позволяет сократить время движения документов.

Непрерывность движения документа - позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени.

Единая база документарной информации - позволяет исключить возможность дублирования документов.

Система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём.

3. Плюсы и минусы электронного документооборота

Из плюсов электронного документооборота отмечают:

Оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

Эффективное управление движением документов,

Все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве - это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

Повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

Безопасность и сохранность документов - шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

Исключение дубляжа документации,

Формирование архива происходит автоматически,

Снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.

Ожидаемые изменения в Гражданском кодексе РФ (см. п. 2 ст. 434 ГК РФ, в ред. проекта Федерального закона № 47538-6, по которому еще в апреле прошло первое чтение в Госдуме) повлияют не только на исчисление налогов, но и на использование электронного документооборота в максимально возможном объеме: подписание договора путем применения электронной почты будет признаваться наравне с обычными письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и пр. без электронной цифровой подписи.

Изменения Гражданского кодекса РФ пока еще находится в стадии рассмотрения, а налоговые органы уже готовы получать от налогоплательщиков электронные документы. Как бухгалтерское, так и налоговое законодательство не запрещает использование электронных первичных документов:

действующий в настоящее время Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит ограничений на отражение операций по электронному документу;
в новом законе по бухгалтерскому учету от 6.12.11 г. № 402-ФЗ, который вступает в силу со следующего года, содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов.

Однако практика, которая еще только начала формироваться, показывает, что до «народного» обмена счетами-фактурами и другими первичными документами в электронной форме еще далеко.

В целом, конечно, радует то, что нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами, сформирована, пилотные проекты успешно проведены. А потому во многих особенно крупных предприятиях и организациях начинают всерьез задумываться о переходе на безбумажный документооборот.

Везде есть свои плюсы и минусы. Например, тот, кто использует программу «1С», может позволить себе уже сегодня отправить электронный документ нажатием одной кнопки при условии, что:

1) он работает с сертифицированным оператором, т.е. в обмене между ним и покупателем будет еще одна сторона - оператор. Но действий будет только два: прием и отправка оповещения о принятии документа;

2) пользуется программой «1С:Предприятие 8» (УПП, Бухкорп, Управление торговлей), в том числе:

Бухгалтерия Предприятия 8 редакция 2.0, начиная с версии 2.0.35.5;
Бухгалтерия Предприятия 8 КОРП, начиная с версии 2.0.35.5;
Управление Производственным Предприятием 8 редакция 1.3, начиная с версии 1.3.25.1;
Комплексная автоматизация 8 редакция 1.1, начиная с версии 1.1.21.1.

Бухгалтер в программе делает бухгалтерскую запись: Д-т 62, К-т 90, регистрирует счет-фактуру, с помощью специального криптографического программного обеспечения подписывает его своей электронной подписью и загружает в программу оператора электронного документооборота, который в свою очередь отправляет счет-фактуру контрагенту продавца, имеющего свой идентификатор. Последний присваивается не бухгалтером исходя из порядкового номера по бухгалтерской программе, а оператором электронного документооборота, который сообщит присвоенное значение;

3) имеется любой сертификат электронной подписи, который признает Федеральная налоговая служба, т.е. используется для сдачи отчетности в электронном виде. Отметим, что с 1 июля 2012 г. уже действует электронная, а не электронная цифровая подпись. При этом неквалифицированная электронная и простая подписи могут применяться между сторонами по соглашению. В случае же обмена формализованной документацией, документами, содержащими печать (например, формы отчетности, направляемые в налоговые органы), может использоваться только квалифицированная электронная подпись (Федеральный закон от 6.04.11 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее - Закон № 63-ФЗ).

Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

простая электронная подпись - это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;
неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12 Закона № 63-ФЗ);
квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете. Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е. квалифицирован-ной).

К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации преду-смотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. N ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»).

К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:

другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать. К ним, в частности, относятся более ранние версии - 7 и 8;
поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;
«дистанционный» обмен будет возможен далеко не со всеми контрагентами, а это означает, что придется осуществлять двойной контроль за документами: отдельно - за бумажными, отдельно - за электронными документами.

Кроме того, везде есть свои нюансы. Так, в бумажных документах возможны опечатки, но зато они «живые», перед глазами. Сегодня на небольшие помарки в налоговых органах закрывают глаза. Электронные же документы, которые в принципе передаются мгновенно, можно ожидать в течение 5 дней, поскольку на действие каждой стороны отводится по одному рабочему дню. Это может быть связано с разной продолжительностью рабочего дня, с разницей в часовых поясах и т.д.

Как правило, обмениваются не только документами по НДС (счетами-фактурами), но и документами налогового учета, рассматриваемыми в качестве первичных по налогу на доходы (накладными, актами, счетами, заказами и т.д.). При этом следует иметь в виду, что:

во-первых, операторы, через которые можно направлять такие документы, будут увеличивать свои доходы за счет комплекта документов, а не каждого в отдельности взятого документа. Ожидается, что стоимость отправки одного комплекта документов, за который, как и в случае с мобильными переговорами, будет платить инициатор (лицо, отправляющее документы), а входящие документы не будут тарифицироваться. Стоимость отправки комплекта документов (например, счет-фактура, акт/накладная, счет) по одной сделке 10 руб. При этом от 50 до 100 комплектов документов в зависимости от формы договора будут обрабатываться бесплатно, а до 31 октября 2012 г. - 1000 комплектов в месяц бесплатно для всех пользователей, имеющих договор с 1С: ИТС.

Услуги по обмену электронными документами оплачиваются по итогам расчетного периода (месяца) через партнера «1С».

Стоит отметить, что совсем не обязательно, чтобы все документы, входящие в комплект, необходимо отправлять одновременно: можно счет и счет-фактуру отправить сразу, а накладную или акт через несколько дней. Стоимость услуг от этого не изменится. Однако есть одно большое «но»: как будут отслеживаться документы, входящие в один комплект, если нумерация, кодировка у формализованных документов (счетов и актов) не совпадает? Пока комментариев по этому вопросу нет;

во-вторых, на некоторые первичные документы законодатель установил свои жесткие форматы, например на формат счета-фактуры (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»). На другие только рекомендуемые в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализовать права на направление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи первичных документов. Речь идет о рекомендуемых форматах накладной ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ Федеральной налоговой службы от 21.03.12 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов»).

Таким образом, в списке рекомендуемых форматов на документы, которые налоговая служба может принимать в электронном виде, отсутствуют весьма распространенные формы акта приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ (КС-2), актов сверок взаимозачетов и т.п. К тому же многие организации используют переработанные формы документов. В результате такого подхода число приверженцев электронного документооборота будет минимальным, так как по форме КС-2 - весьма востребованный документ. Выход, конечно, найдется и для строительных организаций: в договоре можно указать, что промежуточные расчеты производятся по акту произвольной формы (в формате, утвержденном в качестве рекомендуемого ФНС России), а окончательный расчет - по форме КС-2. Последний будет представляться в бумажном виде до тех пор, пока не будет утвержден его электронный формат.

Ввиду того что документы удобнее передавать комплектом, чем отдельно по одному (например, счет-фактуру электронным путем, акт в бумажном виде), то уместно использовать рекомендуемые налоговыми органами формы.

Исключения, конечно же, будут. Так, например, товарно-транспортную накладную ни сегодня, ни завтра передать в электронном формате не получится, так как в ней должны присутствовать подписи трех сторон - заказчика, перевозчика и получателя товаров.

Наверняка, у многих возникнет желание на всякий случай сделать бумажные варианты - дубликаты электронных документов с подписями и печатями. Запасной вариант, конечно, не повредит, лишь бы одну и ту же сумму два раза не отразить в учете.

Рассмотрим вопрос о дате получения счета-фактуры, от которой зависит момент применения вычета по НДС у покупателя.

Относительно бумажного варианта основного документа по НДС - счета-фактуры - могут рассматриваться следующие даты:

дата, проставленная на счете-фактуре. Если счета приходят по почте, наступил конец квартала и налогоплательщику выгодно отразить вычет в этом квартале, то конверт можно отправить в макулатуру, а счет-фактуру - в книгу полученных счетов-фактур и соответственно в книгу покупок. С другими документами работать проще, поскольку их не надо фиксировать в каких-либо контролируемых налоговыми инспекторами книгах и журналах;
дата на почтовом штемпеле - этот вариант очень удобен, когда вычет по НДС может «испортить» картину налоговой декларации за отчетный период, так как налоговая служба часто оспаривает возможность «играть» датами счетов-фактур между налоговыми периодами;
дата на расписке курьера - это и проще, и сложнее одновременно. С одной стороны, в пределах одного-двух дней можно договориться о фиксировании удобной для налогоплательщика даты, например в случае доставки в конце или за пределами рабочего дня. С другой стороны, дату расписки в одностороннем порядке, как и в случае с почтовой доставкой, уже не изменишь.

Применительно к электронному варианту любых первичных документов рассматривается только одна дата - получения извещения от покупателя. Это действительно может оказаться проблематичным в связи с тем, что на практике нередко возникает необходимость по каким-либо причинам заменить документ.

При бумажном документообороте по просьбе покупателя или поставщика заменить документы можно почти всегда «задним» числом. В случае выставления электронного счета-фактуры, проходящего через оператора, т.е. через третье лицо, такое просто невозможно. Конечно, можно счет-фактуру сформировать и даже отослать его по электронной почте клиенту, но оператор счет-фактуру от 27 июня не пропустит ни 5 июля, ни даже 28 июня.

Это надо иметь в виду тем организациям, которые оказывают так называемые длящиеся услуги или поставки, и выставляют один документ на несколько поставок сразу. К таким относятся услуги связи, интернета, отпуск хлебобулочных и молочных изделий. Даже при электронном способе выписки документов по отгрузке выставить их большому количеству контрагентов вряд ли удастся. Поэтому одному покупателю поступления за месяц «закроются» последней датой, другому - через 3-5 дней после окончания месяца, а вот предварительного закрытия (за 3-5 дней до окончания месяца), как это сейчас делается при бумажном документообороте, оператор не должен пропустить.

Другими словами, если в электронном счете-фактуре организация напишет, что счет выставляется за услуги, оказанные в июне текущего года, то счет-фактура должен быть датирован только 29 июня (или 30 июня, если этот день в организации был рабочим днем) или 2-3 июля 2012 г.

На практике могут возникать и такие ситуации:

в конце квартала покупатель, скорее всего, не получит счет-фактуру в связи с выходными днями, а он ему очень нужен. Чтобы не терять хороших отношений, поставщик готов, конечно, сделать для него все. Тогда, несмотря на наличие соглашения об обмене документов электронным путем, поставщик имеет полное право выставить счет-фактуру в бумажном виде. В этом случае электронный дубликат уже не направляется;
счет-фактура отправлен, но покупатель заметил неточность, и счет был возвращен поставщику на доработку. В книге продаж данный счет-фактура уже зарегистрирован в тот день, когда он был отправлен оператору.

В счета-фактуры, составленные начиная с даты вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.11 г. № 1137, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем формирования новых экземпляров счетов-фактур. В новом экземпляре не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (дата/номер), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Таким образом, в книге продаж фиксируется и прежний, и новый экземпляры счета-фактуры (п. 7 постановления № 1137).

Относительно книги покупок такие действия не предусмотрены. Другими словами, в случае получения повторного счета-фактуры у покупателя будет зарегистрирован только второй, последний экземпляр счета-фактуры.

Для контроля за текущими действиями (своих оператора/контрагента) в программе списка счетов-фактур будут задействованы две колонки, в которых отражается сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы: в первой колонке - состояние документооборота со стороны организации (все выполнено/ на подписи/ требуются действия/ ожидать), во второй - состояние со стороны контрагента и оператора электронного документооборота. Бухгалтер всегда увидит, что следует делать, или просто немного подождать.

В случае выставления электронных счетов-фактур книга покупок будет дублировать журнал учета полученных счетов-фактур, которые могут направляться одновременно в бумажной и электронной формах (порядковые номера заполняются автоматически). Применительно к книге продаж ситуация может быть другой. Так, в журнале выставленных счетов-фактур до отправки счета-фактуры оператору-покупателю и получения подтверждения от оператора или извещения от покупателя может не быть записей, а в книге продаж указана сумма в соответствии с бухгалтерской записью: Д-т 62, К-т 90, согласно которой и формируется счет-фактура на отгрузку.

В связи с этим в декларации по НДС кредитовые обороты по счету 68, субсчет «НДС», следует сопоставлять с книгой продаж, а дебетовые - с журналом учета полученных счетов-фактур;

3) первичные документы сформированы, отправлены, а загрузить показатели в свою программу покупатель не может: общая сумма поставки, сумма НДС есть, а ассортимент, представленный в документах, не считывается. Это возможно, так как у поставщика товар может быть назван картофелем, а у покупателя - картошкой. Что делать?

В этом случае следует синхронизировать представленные наименования для выбора аналогичной позиции в документации поставщика, что должно быть предусмотрено программой.

В заключение отметим, что переход к электронному документообороту - дань времени в целях гармонизации национальных законодательств в отношении электронных счетов-фактур. Так, Евросоюз занимался вопросами использования электронных счетов-фактур почти десять лет. Поэтому тем организациям, которые работают на мировых рынках, так или иначе придется приспособиться к новым условиям и, надеемся, только временным неудобствам.

Учет, контроль и сбор статистики – важные составляющие любого бизнеса: на основе собранных данных принимаются важные управленческие решения, поддерживается трудовая дисциплина, осуществляется планирование. Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сейчас мы не можем представить себе работу без электронных таблиц и баз данных, позволяющих обрабатывать огромные массивы информации и поддерживать порядок в делах. Но при всех плюсах использования компьютера нельзя сбрасывать со счетов традиционные, знакомые еще нашим дедушкам и бабушкам, бланки-пустографки и бумажные гроссбухи.

Давайте попробуем выяснить, зачем нужны стопки бумажных бланков и простой карандаш в век высоких технологий.

Доступность и простота

При всем удобстве, у электронного документооборота есть большой минус – его использование предполагает наличие хотя бы самых элементарных навыков обращения с компьютером у работников. К сожалению, в нашей стране компьютерная грамотность не 100%-я, особенно это касается людей в возрасте за 40-45 лет. При этом они могут быть высококлассными специалистами в своей области или просто хорошими работниками.

Согласитесь, ответственно относящийся к своим обязанностям охранник без вредных привычек, но не знакомый с офисными приложениями, куда ценнее “продвинутого” разгильдяя. Особенно остро эта проблема ощущается там, где традиционно высокая текучка кадров: охрана, курьеры, сотрудники общепита и мелкорозничной торговли – использование традиционных бумажных бланков учета позволит сократить расходы на обучение персонала и, следовательно, снизить производственные расходы .

Дешивизна

Затраты на обучение работников пользоваться программами мы уже учли. Но не стоит забывать, что для электронного документооборота нужно еще закупить компьютеры, специализированные лицензионные программы (например, 1С), антивирусы, иметь ставку для специалиста, обслуживающего весь этот программный комплекс (или обращаться к аутсорсинговым фирмам), регулярно обновлять парк техники и ПО... Если вы управляете огромным складом, торговым предприятием или терминалом, вам неизбежно придется пойти на такие расходы, но для малого бизнеса эта ноша может оказаться неподъемной, а зачастую и ненужной – для учета товаров в паре небольших лотков достаточно бумажных бланков.

… и в дождь, и в град!

Современные гаджеты годятся для работы в очень узком диапазоне температур и влажности: в дождь или сильный снегопад невозможно пользоваться, например, планшетом или ноутбуком, аккумуляторы на морозе очень быстро садятся, любое падение на землю может оказаться фатальным, и в любой момент работник может оказаться без инструмента учета. Да и сомнительное это удовольствие – на холодном складе или разгружая товар с машины под проливным дождем окоченевшими пальцами пытаться ввести какую-то информацию в базу данных. И тут на помощь нам приходят старые добрые бумажные бланки и простой карандаш. Уж они-то точно не подведут!

Что написано пером – не вырубишь топором!

Данные, занесенные в прошитый и пронумерованный журнал, невозможно стереть, исправить или что-то вписать задним числом. Никакой злобный хакер не “взломает” подшитые пронумерованные квитанции или накладные с “мокрой” печатью. Нужно еще учитывать тот факт, что ЭЦП (электронно-цифровая подпись) еще не очень широко распространена в России, и личная подпись и печать организации до сих пор остаются, пожалуй, единственным способом заверить документы.

Многие как крупные, так и небольшие компании уже оценили преимущества перехода на электронный документооборот между организациями. Сегодня ЭДО уверенно входит в повседневную жизнь, вытесняя привычную бумажную бюрократию, и для успешного ведения бизнеса важно научиться обращаться с ним. Разберем основные положительные и отрицательные моменты перехода на ЭДО 2017.

В чем плюсы электронного документооборота?

Первое преимущество ЭДО - существенная экономия временных ресурсов, необходимых для формирования, проверки и согласования документов. Это касается и внутреннего делопроизводства компании, и обмена данными с контрагентами и государственными органами.

Сдача отчетности в электронном виде с системой «Бухсофт Онлайн» - удобный, доступный и безопасный электронный документооборот с госорганами!

Электронный документооборот обеспечивает сохранность созданных документов. Все сведения хранятся в единой базе данных, которая регулярно резервируется. При таком подходе безвозвратно утратить важные документы физически невозможно.
Электронный архив обеспечивает грамотную систематизацию и компактное хранение огромного объема данных. Многотомные папки-регистраторы с бумагами, подшитые и бережно хранимые делопроизводителем, легко умещаются на нескольких съемных носителях информации и жестких компьютерных дисках.
Нельзя не сказать и о полном контроле руководителя над всеми бизнес-процессами в своей организации. ЭДО дает возможность поэтапно отслеживать выполнение любой документальной работы, что значительно улучшает исполнительскую дисциплину.
Грамотно настроенный электронный документооборот позволяет сегментировать права и полномочия. Ответственные сотрудники получают доступ только к тем документам, которые необходимы им в рамках рабочих обязанностей и компетентности. Таким образом, обеспечивается многоуровневый подход к конфиденциальности данных. Кроме того, в системе сохраняются все сведения о последних изменениях, удалении и создании новых документов сотрудниками.
В рамках внутреннего документооборота компании ЭДО 2017 обеспечивает быстрое доведение до сотрудников новых положений о работе, инструкций, приказов руководителя и иных локальных правовых актов для ознакомления. Электронный документооборот создает единое информационное пространство, вовлекает в бизнес-процесс каждого работника, формирует корпоративную культуру внутри коллектива.
Напоследок стоит сказать, что в современном мире те, кто вовремя успел адаптироваться ко всем стремительным изменениям на рынке международных стандартов, остается конкурентоспособен и рентабелен. А система электронного документооборота в немалой степени этому способствует.

Плюсы ЭДО существенны, но система не лишена и некоторых отрицательных сторон. Рассмотрим их.

Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.

Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели , взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.

Также и среди различных организаций стал активно применяться

Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.

С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.

Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.

Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.

Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.

Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.

Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.

Первичные документы, оформленные в электронном виде, будут подтверждены только после того, как на них будет проставлена .

Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@.

Плюсы электронного документооборота

Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.

Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.

Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.

Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.

Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:

Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.

Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.

Согласно нормативным актам, обмен учетными документами между контрагентами, производится как в бумажной, так и электронной форме.

Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.

Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку