Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

К примеру, представители разных отделов в нашем институте периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения.

В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

• Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообще­ния являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика возможно ис­пользование как самого человека, так и технических средств.

3. Канал - средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а так­же технические устройства и приспособления. Выбор ка­нала должен быть совместим с типом символов, исполь­зуемых при кодировании.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

зарождение идеи;

кодирование и выбор канала;

передача;

декодирование;

обратная связь;

Эти этапы проиллюстрированы на рис. 1 в виде модели процесса коммуникаций.

Рис. 1. Процесс обмена информацией как система с обратной связью.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.

Горизонтальные коммуникации

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях.

Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

Поскольку организация -- это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. К примеру, представители разных отделов в нашем институте периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения.

В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс -- это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса -- обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.

Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

• 1. Отправитель -- лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
• 2. Сообщение -- собственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика возможно использование как самого человека, так и технических средств.
• 3. Канал -- средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании.
• 4. Получатель -- лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов.

Их задача -- составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

• 1. зарождение идеи;
• 2. кодирование и выбор канала;
• 3. передача;
• 4. декодирование;
• 5. обратная связь;
• 6. «шум».

Эти этапы проиллюстрированы на рис. 1 в виде модели процесса коммуникаций.

Рис. 1.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.

Понятие вертикальной коммуникации

Коммуникацией называется процесс передачи информации. Формами коммуникаций могут быть:

• Явная – с помощью языка и графических иллюстраций;
• Неявная – с помощью невербальных жестов, выражения лица.

Средствами коммуникации выступают :

• Совещание;
• Видеоролик;
• Служебная записка;
• Электронная почта;
• Телефонный разговор;
• Беседа;
• Интернет;
• Отчет.

Элементы процесса коммуникации:

1. Отправитель – лицо, формирующее и передающее информацию другому лицу.

2. Сообщение – закодированная .

3. Каналы – совокупные средства и среда распространения информации.

4. Получатель – лицо, которому направляется информация, и который ее истолковывает.

Внутренняя коммуникация представлена коммуникациями, которые имеют место в рамках компании (между работниками, подразделениями).

Формы внутренних коммуникаций

Вертикальная коммуникация означает передачу информации между собой руководителей и подчиненных. Такая коммуникация предполагает распоряжения, приказы, рекомендации, данные руководителем подчиненному, и в свою очередь сообщения, переданные подчиненными руководителям.

Вертикальные коммуникации бывают следующих видов:

1. Между подразделениями, которые находятся на разных иерархических уровнях организации;

2. Между руководителями и подчиненными.

Вертикальная коммуникация предполагает перемещение информации двумя способами.

А) По нисходящей – перемещение информации с высшего уровня руководителей на низший. Подчиненные получают сообщения о задачах, измененных приоритетах, конкретных заданиях от руководства.

Б) По восходящей – передача информации с низшего уровня подчиненных на высший. Такая коммуникация выполняет функцию оповещения верхушки, о действиях низших уровней. Коммуникации по восходящей имеют инновацию в управлении (кружки качества) – группа рабочих, которые собираются регулярно, чтобы обсудить и решить проблемы, возникающие в производстве или в обслуживании. Информация передается с помощью отчетов, предложений и объяснительных записок.

Проблемы коммуникаций сверху вниз:

• Подчиненные и управленческий персонал «говорят на разных языках». Поскольку уровень профессиональной подготовки разный – следовательно существует опасность остаться непонятым, из-за избытка профессиональных и технических терминов.

• Руководители не могут объективно оценить информацию, направляемую починенным. Информация должна направляться дозировано. Нехватка – не позволяет подчиненному эффективно выполнить задание, а избыток – вызывает раздражение.

Проблемы коммуникаций снизу вверх:

• Подчиненные не высказывают негативные замечания, поскольку бояться увольнения.

• Чтобы решить проблемы, подчиненные обращаются к равным по статусу сотрудникам, а не к руководителям.

• Критика направляемая снизу, не достигает своего адресата, а перехватывается начальником.

Пути решения проблем:

• Создание специальных ящиков анонимных предложений и замечаний;
• Разработка системы поощрений для наиболее инициативных сотрудников;
• Создание системы коммуникаций без барьеров от низшего уровня к высшему;
• Введение обязательной регистрации всех сообщений с дальнейшим контролем за принятыми мерами.

Сравнение элементов вертикальной и горизонтальной коммуникации

Будьте в курсе всех важных событий United Traders - подписывайтесь на наш

Горизонтальные коммуникации: коридоры, галереи, переходы - осуществляют связь между помещениями и вертикальными коммуникациями в пределах одного этажа.

Минимальную ширину главных коридоров общественного здания рекомендуется принимать равной 1,8 м, второстепенных - 1,2 м (при длине не более 10 м).

Коридоры бывают следующих видов: с односторонней застройкой, с двусторонней застройкой, со смешанной застройкой и спаренные коридоры с помещениями по внешним сторонам и между ними.

В коридорах необходимо проектировать естественное освещение (рис. 4.1). При этом максимальная длина коридора при освещении с двух торцов 48 м, при освещении с одного торца 24 м, при большей длине необходима организация световых карманов, расстояние между которыми должно составлять не более 24 м, при этом расстояние между световым карманом и окном в торце коридора должно быть не более 30 м. Ширина светового кармана должна быть не менее половины его глубины.

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Вертикальные коммуникации включают лестницы, пандусы, лифты, эскалаторы.

Лестницы

Лестницы и лестничные клетки подразделяются :

• на 1 - внутренние, размещаемые в лестничных клетках;
• 2 - внутренние открытые (рис. 4.2);
• 3 - наружные открытые. Обычные лестничные клетки:
• Л 1 - с остекленными или открытыми проемами в наружных стенах на каждом этаже;
• Л 2 - с естественным освещением через остекленные или открытые проемы в покрытии.Незадымляемые лестничные клетки:
• Н1 - с входом в лестничную клетку с этажа через наружную воздушную зону по открытым переходам, при этом должна быть обеспечена незадымляемость перехода через воздушную зону;
• Н2 - с подпором воздуха в лестничную клетку при пожаре;

при двусторонней застройке и освещении с двух сторон

при устройстве световых карманов

при тупиковой застройке и освещении с одного торца

не нормируется

Рис. 4.1

Рис. 4.2. Типы открытых лестниц в общественных зданиях (размеры приведены в миллиметрах):

а - одномаршевая; б - двухмаршевая; в - двухмаршевая с поворотом; г - трехмаршевая; д - разветвленная трехмаршевая; е - разветвленная четырехмаршевая

НЗ - с входом в лестничную клетку с этажа через тамбур-шлюз с подпором воздуха (постоянным или при пожаре). Незадымляемые лестничные клетки необходимо проектировать

в зданиях выше 28 м, при этом за высоту здания принимается высота от планировочной отметки земли до отметки подоконника последнего этажа здания.Для обеспечения тушения пожара и спасательных работ предусматриваются пожарные лестницы:

• П1 - вертикальные;
• П2 - маршевые с уклоном не более 6:1.

Высота этажа общественного здания равна, как правило, 3,3 м; 3,6 м; 4,2 м. Из этого расчета и проектируются лестницы.

Лестницы могут быть одно-, двух-, трех- и четырехмаршевыми. Лестница состоит из проступи и подступенка. Ширина проступи 300 мм, высота подступенка 150 мм.

Ширина лестничного марша в общественном здании должна быть:

• 1,35 м - для главных лестниц, ведущих в помещения для основного пребывания людей;
• 1,2м - для эвакуационных лестниц;
• 0,9 м - для лестниц, ведущих в помещение с числом одновременно пребывающих в нем до 5 человек.

Ширина лестничных площадок должна быть не менее ширины марша, промежуточная площадка в прямом марше лестницы - 1 м.

Уклон лестничных маршей в наземных этажах следует принимать не более 1: 2 (кроме лестниц трибун спортивных сооружений). Уклон лестниц, ведущих в подвальные этажи, на чердак, не предназначенных для эвакуации людей, должен составлять 1: 1,5.

Число подъемов в одном марше лестницы между площадками должно быть не менее трех и не более 16. Высота ограждений лестничных маршей и площадок должна составлять не менее 900 мм.

Лестничные клетки следует проектировать с естественным освещением через проемы в наружных стенах, в зданиях высотой до трех этажей включительно возможно применять верхнее освещение через световой фонарь. Кроме того, необходимо проветривание лестничной клетки - 1,2 м 2 в пределах каждого этажа.

Пандусы - плоские наклонные конструкции без ступеней. Уклон пандусов на пути передвижения людей:

• 1:6 - внутри здания;
• 1:8 - снаружи;
• 1: 20 - на пути передвижения инвалидов на колясках внутри и снаружи здания и в стационарах лечебных учреждений.

Лифты

Пассажирские лифты предусматриваются в общественных зданиях в следующих случаях :

• - во вновь проектируемых общественных зданиях - при отметке пола верхнего этажа 9,9 м и более от уровня первого этажа;
• - во вновь проектируемых санаториях-профилакториях, в гостиницах, зданиях туристических баз и мотелях разряда «три звезды» - при отметке пола верхнего этажа 6,6 м и более от уровня первого этажа;
• - в зданиях больниц и родильных домов, амбулаторно-поликлинических учреждений, санаториев учреждений социального обслуживания населения, а также в гостиницах и мотелях разрядов «пять звезд» и «четыре звезды» - при наличии двух этажей и более.

Допускается не предусматривать установку лифта в случае надстройки существующего здания мансардным этажом при обосновании в технологической части проекта.

Больничные лифты следует предусматривать:

В зданиях больниц, родильных домов, хосписов, реабилитационных центров, домов-интернатов для инвалидов и престарелых, в санаториях при расположении выше первого этажа палатных, жилых и других отделений (помещений), куда могут транспортировать пациентов на каталке.

Пассажирские лифты допускается не устанавливать, если конструкция и система управления больничных лифтов приспособлены также для транспортирования пассажиропотоков.

Число лифтов следует принимать по расчету, но не менее двух; при этом один из лифтов допускается принимать грузопассажирским. Один из лифтов должен иметь глубину или ширину кабины не менее 2,1 м, ширину - не менее 1,1м, ширину дверного проема - не менее 0,85 м, чтобы обеспечить возможность использования лифта для транспортирования больного на носилках скорой помощи. Если дверной проем предусматривается на широкой стороне лифта, он должен быть сдвинут от центра в сторону и иметь ширину 1200 мм.

Выходы из пассажирских лифтов необходимо проектировать через холл. Ширина лифтового холла должна быть (рис. 4.3):

При однорядном расположении лифтов: не менее 2,0 м - при глубине кабины лифта до 1500 мм; не менее 2,5 м - при глубине

Рис. 4.3. Лифты и лифтовые холлы (размеры приведены в миллиметрах): 1 - пассажирский лифт; 2 - грузопассажирский лифт

кабины лифта от 1,5 до 2,0 м; не менее 1,3 глубины кабины лифта - при глубине кабины лифта свыше 2,0 м;

При двухрядном расположении с общим лифтовым холлом - не менее удвоенной наименьшей глубины кабины, но не менее 5,0 м.

Во всех зданиях, помещения которых, расположенные выше первого этажа, предназначены для использования инвалидами на креслах-колясках, следует предусматривать лифты, кабины которых должны иметь размеры, не менее: ширина 1,5 м; глубина 1,7 м; ширина дверного проема 0,95 м.

Лифты периодического действия по назначению подразделяются:

• - на пассажирские грузоподъемностью 300-600 кг;
• - грузовые грузоподъемностью 500-5000 кг;
• - грузопассажирские;
• - больничные;
• - специальные.

Для транспортировки грузов весом менее 100 кг используются малые лифты или подъемники, которые делятся на магазинные, библиотечные, кухонные, буфетные.

Конструктивно лифты включают строительную часть: лифтовая шахта и машинное помещение - и механическую часть: подъемный механизм, кабину и противовес. Ограждающие конструкции лифтовых шахт могут быть выполнены из кирпича, сборных и монолитных железобетонных конструкций, металла. В настоящее время выполняются лифты как с верхним, так и с нижним расположением машинного помещения. Шахты и машинные помещения лифтов не должны примыкать к помещению с постоянным пребыванием людей.

Расстояние от дверей наиболее удаленного помещения до двери ближайшего пассажирского лифта должно быть не более 60 м. Возможна различная компоновка лифтов: однорядная, многорядная, периметральная, островная.

В подвальных и цокольных этажах выходы из лифтовых шахт следует предусматривать через тамбур-шлюзы с подпором воздуха при пожаре (рис. 4.4). Необходимо помнить, что при расчете путей эвакуации лифты не учитываются.

На станциях метрополитенов, в зданиях вокзалов всех видов транспорта, в аэропортах, а также в крупных торговых центрах, бизнес-центрах и выставочных залах для организации коммуникаций широко применяются эскалаторы и траволаторы.

Эскалаторы - наклонные движущиеся лестницы с большой пропускной способностью. Бывают двух типов: навесные на перекрытиях и на отдельных фундаментах. Высота ступени эскалатора 200 мм, ширина 400 мм, уклон 30°. Эскалаторы следует предусмат-

Рис. 4.4.

1 - тамбур с подпором воздуха; 2 - противопожарная дверь; 3 - стена с четырехчасовой степенью огнестойкости

ривать в соответствии с требованиями, установленными для внутренних открытых лестниц.

Траволатор - движущийся тротуар, движущаяся бесступенчатая дорожка, позволяющая ускорить или облегчить передвижение пешеходов.

РОЛЬ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИОННОМ РАЗВИТИИ

Для того чтобы каждый человек в организации был в состоянии предвидеть действия других и реагировать на них соответствующим образом, существует принятая в данной организации система обмена информацией.

Система коммуникационных связей, пронизывающая всю организацию в целом, облегчает взаимное приспособление людей друг к другу. Ведь суть коммуникативной деятельности-в установлении такой кооперации, когда поведение каждого изменяется и, в известной степени, регулируется фактом участия других людей.

Основным предназначением коммуникации в организации является обмен информацией, обеспечивающий кооперативную взаимопомощь с целью координации действий.

Результат коммуникации, таким образом, - не просто изменение установок или поведения слушателя (в данном случае работника) под влиянием внешних стимулов, но достижение определенной степени согласия.

Согласие же означает, что в какое-то время у разных людей существует похожее определение ситуации. Когда возникает согласие, происходит взаимопроникновение картин мира, что позволяет каждому участнику согласованного действия понимать точки зрения других участников.

Процессы коммуникации в организационном контексте являются жизненно важными связующими звеньями между руководителями и персоналом, между работниками разных уровней и внешним окружением.

Существует много подходов к организации информационного обеспечения деятельности организации, ее сотрудников и менеджеров. Однако во всех подходах определяется потребность в информации как по качественным характеристикам (какая информация?), так и по количественным (периодичность, необходимый и достаточный объем и проч.).

Именно направление коммуникаций и их сеть задают движение информации: коммуникативный поток может двигаться и в горизонтальном, и в вертикальном направлении.

Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее. Коммуникативный поток, движущийся от одного уровня к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах оценки результатов труда, обсуждения проблем, возникающих в ходе реализации задач профессиональной деятельности, и полученных результатов.

При этом важно иметь в виду, что чем больше уровней проходит информация, тем выше вероятность того, что она будет искажена в процессе передачи и интерпретации.

Восходящая информация в организации движется от более низкого уровня к более высокому и используется для обратной связи работников с руководством с целью информирования о текущих проблемах, результатах работы с точки зрения самих работников.

Горизонтальное направление движения информации связано с осуществлением общения среди членов одной и той же группы, среди членов рабочей группы одного уровня, среди руководителей одного и того же уровня или другого персонала одного уровня.

Известно, что горизонтальная организация коммуникаций повышает оперативность принятия решений за счет сокращения количества иерархических организационных уровней, повышения самостоятельности и ответственности лиц, вовлеченных в совместную деятельность.

Существуют различные типы сетей коммуникаций, которые также связаны с качеством и количеством информации (рис.). Структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на слаженность функционирования группы, на чувство удовлетворенности членов группы от осуществляемого взаимодействия и в конечном итоге на общую результативность работы.

(Можно привести одну-две для примера, все необязательно).