Статья для тех, кто хочет научиться писать эффективные письма.
Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения ? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц .

О письменном общении и о книге

Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы ).

Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.

Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение :

«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»

И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит :

"… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше."

Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной " ". Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.

«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.

Книга оказалась очень крутой.

Во-первых, издательство - «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.

Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.

Формальный - для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.

Личный:

«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» -

этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный:

«Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».

Библиотека примеров из книги

Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание - нужна регистрация!).

Пишем письмо-отказ

Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.

Главное в отказе - показать, что письмо адресата внимательно прочли , что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата , в духе «и в этом вы хороши, и в том - всего одного маленького шажка не хватило...».

После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства , желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте...»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой . В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.

Предъявляем претензию

Письмо-претензия - послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться , - а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.

Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.

Во-первых, самое важное - критиковать действия, а не адресата (как вариант - саму компанию, а не адресата). Сравните:

«Вы не отгрузили конструкции в срок»

и

«Строительные конструкции не были отгружены в срок».

В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.

«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень»,

показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они - реальная необходимость, а не просто наша прихоть).

И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.

Признаем вину

Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание - после того, как нам на него указали.

При признании своей вины важно мыслить позитивно . Вместо того чтобы

«сообщать о невозможности своевременно выполнить...»,

можно

«сообщить о сложностях с выполнением...».

Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях .
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.

При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).

В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца .

Пишем письмо-оправдание

Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае - напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.

Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления .
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы , переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов . Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.

Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться .

Повышаем эффективность заключения

Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.
Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:

«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»»

использование эмоциональных слов:

победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман…

и переосмысление клише:

«Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»

Выбираем шрифт

Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками» и шрифты «без засечек» .


Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.

Шрифт без засечек - молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.

Купить книгу на OZON"e в

Иногда требуется написать письмо, а мы забыли, как это делается. Причем вопрос относится не только к написанию писем на бумаге, но и к привычной электронной почте. Как написать грамотное письмо, чтобы не вызвать у адресата неприятия и неодобрения? Выберите сначала, каким образом письмо будет отправлено – с помощью обычной почты или посредством электронной.

Письма на бумаге

Возьмите новый лист бумаги. Не используйте листы, вырванные из альбома, с неровными краями. В идеале, можно взять специальную почтовую бумагу для писем. Теперь четко следуйте инструкции.

1. Обращение. Любое письмо нужно начинать с обращения. Если это ваш любимый человек, то «Здравствуй, дорогой». Если письмо официальное, то «Уважаемый Иван Иванович» или «Уважаемая администрация».
2. Суть письма. Отступите от обращения пару сантиметров. Теперь описывайте суть. Если вы общаетесь с близким человеком, пишите так, как если бы вы разговаривали с ним. Если это письмо более официальное, соблюдайте стилистику, не нарушайте ее нелитературными словечками. Важно: пишите аккуратно, старайтесь не вносить исправления и не смазывать рукой написанное.
3. Заключение. В конце желательно написать пару строк, резюмирующих ваше послание. Если вы излагали просьбу, то в заключении можно написать «Надеюсь на скорое решение моей проблемы» или «Прошу рассмотреть мою просьбу». Если вы просто описывали свой отдых, и письмо предназначалось другу, то: «Рад был пообщаться с тобой. Увидимся вскоре».
4. Подпись. Обычно в конце письма ставится подпись, например, «Иванов. И.И.», или «Твой брат Алексей». Если письмо официальное, обязательно поставьте дату, подпись. Если нет – по желанию. Хотя дата никогда не помешает, быть может, эти письма будут перечитываться впоследствии и войдут в семейную историю.

Электронные письма

Как грамотно написать письмо, если требуется быстрый ответ? В этом случае, удобнее воспользоваться сетью, напишите электронное письмо. Здесь все будет гораздо компактнее. В наш век слишком вычурные письма писать не принято, тем более с помощью электронной почты.

• Обращение и подпись здесь тоже обязательны.
• Суть письма можно изложить лаконично, если будут вопросы – их можно уточнить в повторном письме. Если вы прикрепляете файл, обязательно упомяните об этом. Человек может просто не заметить вложения.
• Старайтесь писать грамотно, ошибки всегда вызывают неприятие. Если вы не уверены в хорошем знании языка, напишите письмо в Word, он подчеркнет слова, в которых есть ошибки. Затем письмо можно скопировать, чтобы не отправлять в файле. Хотя, если письмо официальное – то правильнее и красивее будет, если вы прикрепите файл с письмом к своему отправлению.
• Если вы сомневаетесь, как грамотно написать письмо, не нужно слишком украшать его. Иногда это неуместно. Однако в неофициальном письме допускается использовать выделения жирным и подчеркивания.
• Замечено, что в электронных письмах важная информация должна быть вначале. Почему-то то, что написано в конце письма, не запоминается или прочитывается без внимания. Поэтому пишите сразу после обращения самое нужное.

Если вы часто пишите письма, все эти хитрости вам известны. А если нет – теперь вы знаете, чего делать в письме нельзя, а что – вполне допустимо.

С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.

Деловая переписка должна содержать:

Достоверную и полную информацию;
- краткое изложение за счет отсутствия повествования;
- нейтральный тон обращения, но в доброжелательной форме;
- логическую цепочку, а не эмоциональную оценку изложенным фактам.

Как написать деловое письмо?

Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:

Напоминание;
- подтверждение;
- отказ;
- сопроводительное письмо;
- приглашение;
- гарантийное;
- информационное;
- письмо с извещением и распоряжением.

Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.

Правила написания делового письма.

Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как

- «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»;
- «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.

При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.

Итак, основные правила написания делового письма:

Для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;
- в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;
- отклонение предложение является формулой отказа.

Язык деловой переписки.

Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Следует помнить, что в деловом письме:

Необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание;
- чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным;
- держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения;
- не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя;
- переход между фразами должен быть логическим и незаметным;
- используйте как можно меньше местоимений.

Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.

Оформление деловой переписки.

При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.

В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.

Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.

При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»

Зарамочное оформление текста письма – поля и отступы делают в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, слева – 3 см, справа 5, 5 см. Обычно используется шрифт Times New Roman 12 размера. Если письмо будет на нескольких страницах, необходимо их пронумеровать. Сверху указывается исходящий регистрационный номер письма и дата его написания.

В шапке письма пишется должность, фамилия, имя и отчество получателя, адрес организации, куда письмо направляется. Справа указывается тема письма. Начинать письмо следует с обращения «Уважаемый(ая)», «Господин» или «Госпожа», далее следует имя и отчество получателя.

Первый абзац основного текста – анонс или вступление, его стандартно начинают фразами «В настоящее время...», «Прошу Вас...», «Мы рады сообщить...» и т.п. Обращение к адресату всегда пишется с большой буквы. Во вступлении кратко изложите суть письма и перейдите к основной части.

Разбивайте текст на небольшие абзацы, логически связанные друг с другом. Не указывайте ненужных подробностей, излагайте самую суть. В идеале, обьем делового письма не должен превышать одной страницы, постарайтесь уложиться в него.

Заключительный абзац начните со слов: «Исходя из вышесказанного…», «Учитывая вышеизложенное…» и после них изложите свое предложение, просьбу, выводы.

Если к деловому письму есть приложения, укажите их пронумерованным списком с упоминанием их названия и количества листов в каждом документе.

Письмо завершите наименованием должности, подписью и ее расшифровкой. Если письмо писал ваш подчиненный, то внизу страницы должна быть указана фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Видео по теме

Полезный совет

И не забудьте проверить орфографию и пунктуацию, это немаловажный показатель общей грамотности оформления делового письма.

Источники:

• ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов
• вышеизложенное как писать

Сегодня письма, написанные вручную, кажутся отголосками прошлых столетий. Мы едва ли можем себе представить, что это такое - сесть за письменный стол, взять в руки бумагу и ручку и написать письмо. Но так или иначе, каждому хотя бы раз в жизни придется с этим столкнуться, поэтому необходимо выяснить, как научиться писать письма.

Инструкция

Пишите от всего сердцаЕсли вы пишите письмо или бабушке, не ограничивайтесь двумя строчками. Письмо - это не смс- . Начните его с отвлеченного вступления, к примеру, с того, чем вы занимались до того как сесть писать. Не стоит расписывать ваш распорядок дня. Включайте в письмо больше описаний, рассуждений. Задавайте собеседнику вопросы и просите его совета или . Пишите письмо от всей души. Сухие, сжатые фразы письма могут оттолкнуть вашего собеседника, так как он подумает, что вы с неохотой.

Пишите правильноТочнее было бы сказать - старайтесь писать правильно. Помните о том, что письма тренируют нашу устную речь, так как строить письменные предложения сложнее, чем устные. Не пишите односоставными предложениями. Стройте предложения развернуто и понятно. Не пишите в письме ерунды, которая будет неинтересна читающему. Перед написанием письма продумайте примерный план того, о чем собираетесь написать - так вы избежите различного рода "приписок" в конце. Важные письма лучше писать с использованием черновика.

Не пишите письмо, если у вас нет желанияПисьма пишутся в хорошем настроении, так как бумага, а точнее то, что на ней написано, передает адресату ваши эмоции и чувства и может вызвать неприятный осадок после прочтения письма, нежелание на него отвечать.

Следите за почеркомЕсли вы все-таки отказались от печатного текста и решили написать письмо от руки, старайтесь, чтобы ваш почерк был вполне разборчив и читаем.

Не отвлекайтесь на посторонние дела при написании письмаЕсли вы сели писать письмо, то лучше выделить для этого достаточно времени, к примеру час. Не отвлекайтесь в это время от письма, иначе оно может получиться несвязным.

ПодписывайтесьВ конце письма обязательно должна стоять ваша подпись. Если вы напечатали письмо на компьютере, то подпишите его вручную.

Отвечайте на письма, приходящие вамНе оставляйте письма, адресованные вам, без ответа, в частности, если это письма ваших родственников или друзей. Не отвечая на письма, вы проявляете неуважение и невнимание к близким людям, которые заинтересованы в вашей жизни.

Видео по теме

Каждый день начинающие бизнесмены отправляют сотни писем как обычных, так и электронных. Чаще всего отсылают их массово, не имея ни малейшего представления о получателях. В результате эти письма остаются без ответа. Причина этого заключается в неправильном составлении делового послания.

Инструкция

Прежде чем письмо, изучите подробную информацию о , в которую собираетесь писать. Узнайте все, что сможете, о потенциальном партнере. Только после этого можно приступать к составлению . Обращайтесь к человеку по имени и отчеству. Это подчеркнет ваше уважение к нему и вызовет у него положительные эмоции. Тем самым вы добьетесь его расположения.

Письмо обязательно должно содержать заголовок, который раскрывает содержание текста. Это необходимо для сортировки писем получателем, так как в любую организацию каждый день приходит большое количество сообщений. Поэтому если ваше предложение будет без заголовка, на него могут просто не обратить внимание. Напишите также небольшую аннотацию. Это упростит поиск вашего письма, в случае если вашим предложением заинтересуются через некоторое время.

Не употребляйте директивные фразы указания, например, «Свяжитесь с нами по телефону, если вас заинтересует наше предложение». Это может натолкнуть получателя на мысль, что это предложение может и не заинтересовать его. А также получателю может показаться, что вы указываете ему, как следует делать. В этом случае напишите лучше, что он может связаться с вами по телефону для обсуждения деталей. Смысл будет таким же, но фраза будет звучать менее категорично.

Когда вы описываете достижения вашей компании, употребляйте глаголы, которые указывают на реальный результат. К ним относятся глаголы совершенного вида: увеличили, сделали, выполнили, сделали, разработали и т.д. Использование таких глаголов придаст вам большей респектабельности и солидности.

Если ваше предложение предполагает взаиморасчеты на крупную сумму, то отправляйте его лучше с курьером. Письмо обязательно должно быть в большом фирменном конверте и опечатано.

Видео по теме

Источники:

• Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске

В деловой переписке есть особенности, которые отличают ее от личных сообщений. Официальный стиль общения, обращение по имени и отчеству, соблюдение правил орфографии и пунктуации - основа правильного делового письма.

Инструкция

Начать письмо лучше со слов «Уважаемый (ая) ...». Если нужно обратиться к человеку, который стоит выше по должности, обязательно делайте это по имени и отчеству. Общаясь в жизни запросто, в деловой переписке нужно сохранять тон. Если вдруг письма попадут к генеральному , он будет неприятно удивлен, увидев приветствие типа «Здорово, братан».

Тон письма должен быть серьезный и сдержанный. Не углубляйтесь в подробное рабочих процессов, пишите по существу. Не отнимайте у собеседника драгоценное время пересказывая не нужные ему подробности.

Используйте при написании стандартные шрифты и черный цвет. Текст, переливающийся всеми цветами радуги, не удобен для чтения. Если хотите выделить какую-то фразу, напишите перед ней «Обращаю Ваше внимание, что...».

Не употребляете смайлы. Они уместны только в дружеской переписке. Для нее же лучше оставить юмористический тон и жаргонные выражения («мыло» - электронная почта, «программер» - программист и т.д.)

Письмо начинайте с изложения сути проблемы. Только потом задавайте все интересующие вопросы.

Постарайтесь уложится в 1/3 листа А4 двенадцатым шрифтом. Объемные письма тяжело воспринимаются. Их часто не дочитывают до конца, или пропускают целые абзацы. Если написать нужно о многом, разбейте информацию на несколько сообщений.

Лучшее окончание для делового письма «С уважением, имя и фамилия». Если общение идет по электронной почте, обязательно составьте подпись, которая будет сопровождать все письма. Там должно быть:
- фамилия, имя, при необходимости - отчество;
- должность;
- название компании;
- адрес;
- телефон;
- дополнительная информация - слоган, пожелание и т.д., если это предусмотрено корпоративным стилем.

Проверьте пунктуацию и орфографию. Если не уверены в запятых - постройте предложение по-другому или разбейте на два. Подозрительное слово лучше заменить синонимом.

Видео по теме

Совет 6: Как заполнить доверенность на право управления автомобилем

Доверенность на право управления автомобилем – документ, позволяющий третьим лицам пользоваться машиной с разрешения ее владельца. Доверенности бывают нескольких видов: простая письменная форма и генеральная доверенность.

Вам понадобится

• - паспорт собственника;
• - паспорт доверенного лица;
• - свидетельство о регистрации автомобиля;
• - паспорт транспортного средства.

Инструкция

Простая письменная доверенности заполняется собственником автомобиля и закрепляется его подписью. Для заполнения доверенности вам потребуются паспорта и человека, которому доверяется машина, а также свидетельство о регистрации транспортного средства и паспорт транспортного средства. Доверенность можно оформить на листе бумаги или на специально приобретенном бланке.

Может включать в себя следующее: право управления автомобилем, прохождение техосмотра, изменение данных технического паспорта, совершение любого ремонта, перекрашивание, выезд за границу, снятие с учета, постановка на учет и . Все эти действия должны быть прописаны в доверенности, если это необходимо. Также доверенность может быть выдана не на все эти действия, а только на их часть.

Текст доверенности: «Я, (ФИО собственника), проживающий по адресу (адрес собственника автомобиля, серия и номер паспорта, где, кем и когда выдан паспорт)».

Затем пишите: «Доверяю (ФИО лица, которому доверяется автомобиль, серия и номер паспорта лица, где, кем и когда выдан паспорт лицу, которому доверяется автомобиль) управлять и пользоваться принадлежащим мне автотранспортным средством в моем отсутствии, следить за техническим состоянием транспортного средства, быть моим представителем в ГИБДД и совершать действия, связанные с выполнением данного поручения, без права продажи указанного транспортного средства».

Далее пишите данные автомобиля: транспортное средство (производитель, например ВАЗ), марка (марка автомобиля, например 2106), год выпуска, номер двигателя автомобиля, номер кузова автомобиля, номер шасси автомобиля, цвет автомобиля, государственный регистрационный знак авто, серия и номер паспорта автомобиля. В конце укажите отделение ГИБДД, выдававшее паспорт автомобиля.

Затем укажите срок действия доверенности (максимум год). Закончите доверенность словами: «Полномочия настоящей доверенности не могут быть переданы третьим лицам«. Поставьте подпись и дату заполнения.

Обратите внимание

Доверенное лицо должно быть вписано в страховку автомобиля, или страховка должна быть неограниченной.

Номера узлов автомобиля внимательно переписывайте со свидетельства о регистрации.

Полезный совет

Бланки доверенности простой письменной формы продаются в газетных киосках.

Современное общество стало настолько оперативным и компьютеризированным, что писать обычные письма стало экзотикой. Некоторые современные школьники понятия не имеют, что есть такие услуги, как отправка обыкновенного бумажного письма. И зря. Именно рукописное письмо несет в себе истинную историческую ценность, передает тепло рук отправителя, отражает настроение в почерке.

Вам понадобится

• - чистый лист бумаги,
• - конверт,
• - ручка.

Инструкция

Для того чтобы обычное , прежде всего определитесь кому и куда оно будет отправлено. Найдите точный : индекс (шестизначный код), страну, населенный пункт, улицу, дом, квартиру. Узнайте фамилию, имя и отчество адресата. Сядьте поудобнее, возьмите лист бумаги, ручку. И запаситесь вдохновением. Ведь написать хорошее письмо - это как целое литературное произведение.

Определитесь со стилем письма: деловое, любовное, дружественное. От этого зависит применение фраз, употребление стилистических приемов. Начните с приветствия, учитывая правила этикета и приличия. Не пишите «Привет!», «Салют!» и подобные приветствия взрослым, пожилым и незнакомым людям. Приветствуйте адресата, ориентируясь на ваши с ним отношения.

Затем можете спросить о том, как дела у адресата, только не «копайте» сильно вглубь души, не спрашивайте лишнего, чтобы не обидеть. Обобщите опрос до приличного заочного собеседования. Точный и быстрый ответ вы все равно не получите.

Далее укажите цель вашего письма, опишите себя, свою жизнь, ваши дела (если это необходимо). Помните, что не вся информация бывает полезной. Соотносите, нужно ли адресату знать о вашем образе жизни. Повествуйте о новостях, которые станут интересными читателю письма. Сообщите об изменениях, которые коснулись общих тем.

Написав письмо, не забудьте попрощаться, пожелать удачи и т.п. Не забывайте при этом о правилах этикета.Оформите нужный адрес, свой обратный адрес (он пригодится в случае, если письмо вернется). Сверните письмо так, чтобы оно поместилось в конверт. Запечатайте его. Отнесите на ближайшее отделение почты России. Там уточнят стоимость отправления. И ждите ответа.

Полезный совет

Индекс адресата можно узнать на почте или в специальном справочнике индексов.

Через письма люди признаются в любви, решают коммерческие вопросы, дают наставления и просят помощи. Важные письма нельзя сочинять небрежно, потому что адресат может не разобраться в сути сумбурно изложенного текста.

Инструкция

Добавьте два-три абзаца для пояснения. Обычно люди не отправляют серьезные письма, состоящие из одного предложения. Надо обосновать требования или просьбы, ради которых задумывалось . Приведите , сравнения, мнения других людей и т.д., чтобы адресату не пришлось домысливать ситуацию. Пояснительная часть письма может получиться длинной, тогда несколько раз повторите в главную мысль, выразив ее разными словами.

Придумайте введение, чтобы подготовить читателя к восприятию письма. Представьте, в каком состоянии духа должен находиться человек, чтобы серьезно отнестись к вашим словам. Подбодрите его, утешьте или выразите благодарность за дружбу.

Добавьте вдохновляющее заключение. Если ожидаете от человека ответных действий, конкретно напишите об этом. Укажите дату и время, если желаете что-то получить. В противном случае адресат отложит письмо, чтобы заняться другими важными делами - ведь нет ограничения по времени, значит, можно ответить позже. Чтобы вдохновить читателя на действие, похвалите его и поблагодарите за ответ - будто уже его получили.

Запишите текст на диктофон и прослушайте через несколько дней в одиночестве. Если же письмо не является конфиденциальным, прочитайте его вслух в присутствии друга, чтобы услышать мнение со стороны. Если слушателю понятна суть, письмо можно отправлять. Иногда нет возможности откладывать анализ написанного на несколько дней - нужна срочная отправка. Тогда немедленно читайте вслух и старайтесь исправить неблагозвучные фразы.

Видео по теме

Обратите внимание

Если не можете похвастаться грамотностью, попросите друга исправить ошибки в тексте. Это продемонстрирует ваше уважение к получателю письма. Грамотный человек иногда не воспринимает серьезно текст, написанный с ошибками.

Заверять автодоверенность у нотариуса требуется в случаях передоверия и при совершении сделок, нотариальное заверение которых является обязательным по закону. Во всех остальных случаях подойдет простая письменная форма. Составить доверенность на управление автомобилем можно как на специальном бланке, так и на обычном листе бумаги, главное – чтобы в ней правильно были указаны все необходимые реквизиты.

Вам понадобится

• - данные документов;
• - бланк доверенности;
• - авторучка;
• - компьютер и принтер (возможно).

Инструкция

Уточните у человека, которому вы намерены выписать доверенность на вождение своего автомобиля, его полные ФИО, адрес регистрации (прописки) и паспортные данные - эти сведения надо будет указать в бланке (ФИО пишутся в дательном падеже).

Приготовьте свой паспорт и документы на - содержащиеся в них данные также надо будет указать в тексте доверенности. А именно:- ваши ФИО и адрес регистрации (прописки);- серию, номер, дату и место выдачи паспорта;- марку и модель автомобиля, его цвет и год выпуска;- государственный регистрационный знак (так называемые «номера» машины);- идентификационный номер (VIN-номер);- номера двигателя, шасси и кузова;- серию и номер ПТС;- серию и номер свидетельства о регистрации (техпаспорта) с указанием даты выдачи и наименованием подразделения ГИБДД (ГАИ), которым оно было выдано.

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?